Werk aan team- en talentontwikkeling met de 9 box

Het 9 Box Grid Model zet het potentieel van medewerkers af tegen hun prestaties, verdeeld over negen vlakken. In één overzicht zie je wie sterk presteert, wie achterblijft bij zijn potentie en waar groeiruimte zit.

De tool wordt al decennia gebruikt om prestaties, talent en potentieel te herkennen en te volgen. De winst zit vooral in de invoering: wie scoort, met welke criteria, en wat er na de indeling gebeurt.

Wat is het 9 box model?

De ‘9 box’ helpt je talentvolle medewerkers herkennen, vasthouden en ontwikkelen, zowel individueel als op teamniveau. Daarom is het naast talentontwikkeling ook waardevol voor teamontwikkeling en strategische personeelsplanning. Het model brengt talent en potentieel in kaart en zet dat af tegen de prestaties. Zo herken je sterke presteerders, ‘future leaders’ en mogelijke opvolgers voor functies in een team, en zie je bij wie de prestaties achterblijven bij de potentie.

[caption id="attachment_20147" align="aligncenter" width="500"] bron: www.aihr.com[/caption]

Oorsprong van het model

Het 9 Box Grid Model gaat lang mee. Adviesorganisatie McKinsey ontwikkelde het in de jaren ‘70 van de vorige eeuw om business teams met elkaar te vergelijken, zodat bedrijven scherper konden kiezen bij welke bedrijfsonderdelen investeringen nodig waren.

Internationaal werd het model bekend doordat het Amerikaanse General Electric ermee ging werken. De beroemde CEO Jack Welch legde sterk de nadruk op het vergroten van prestaties door de juiste mensen aan te trekken en vast te houden. Later groeide het uit tot een HR-tool om prestaties en potentieel van teams en individuele medewerkers te meten.

Inzetten van de 9 box

Het model is internationaal nog steeds de meest toegepaste performance-matrix, ook bij internationaal georiënteerde bedrijven. Voor gebruikers van ontwikkelplatform hrmforce zit de 9 box standaard in de functionaliteit. Daarmee breng je de hele organisatie of losse onderdelen relatief snel in beeld.

Leidinggevenden beoordelen medewerkers langs twee assen: potentieel en prestaties. Daaruit ontstaat het beeld van negen vlakken waarop medewerkers zijn ingedeeld. Per organisatie en team leg je vast wie de scores toekent en wie de resultaten inziet.

In deze video zie je hoe dit werkt:

Gebruik van de uitkomsten

De uitkomsten geven snel zicht op prestaties, talent en potentieel van medewerkers. Managers voeren het gesprek onderling daardoor langs hetzelfde model, wat gericht investeren in talent- en teamontwikkeling makkelijker maakt. Leidinggevenden gebruiken de uitkomsten ook in het goede gesprek met medewerkers, bijvoorbeeld over loopbaanontwikkeling.

Voordelen 9 box grid model

Organisaties die met de 9 box werken noemen deze voordelen voor het volgen en aanjagen van talent- en teamontwikkeling, ook vergeleken met andere beschikbare modellen:

• Het overzichtelijke model maakt medewerkers met een hoog potentieel en mogelijke leiders snel herkenbaar.
• Het is een gestandaardiseerde manier om medewerkers in hun huidige functie te evalueren. Daardoor beoordeel je prestaties en potentieel consistent en kun je medewerkers vergelijken.
• Identificatie van talent: medewerkers met een hoog potentieel krijgen gerichter de middelen en kansen om zich verder te ontwikkelen.
• Het model is transparant en laat medewerkers zien hoe de organisatie hun potentieel beoordeelt.
• Het geeft in één oogopslag een overzicht van de bestaande populatie medewerkers, wat helpt bij talent management en bij besluiten over ontwikkeling en loopbaanplanning.
• Het helpt bij het stellen van normen aan medewerkers en bij het beoordelen van prestaties daaraan. Zo scherp je prestatienormen aan en moedig je medewerkers aan hun potentieel te bereiken.
• Minder nieuw personeel werven. Met zicht op het bestaande personeel en potentieel houd je belangrijke talenten binnenboord, wat werven minder vaak nodig maakt en vertrek van high-potentials helpt voorkomen.

Een bekend nadeel is de subjectiviteit van de beoordeling, zeker wanneer één manager alle scores toekent. Er komen dan geen geobjectiveerde gegevens aan te pas, zoals vragenlijsten voor 360 graden feedback, een drijfverentest of een persoonlijkheidstest voor talent- of teamontwikkeling. Laat daarom meerdere mensen scores toekennen, dan verbreedt het beeld.

Aandachtspunten bij implementatie 9 box

Naast de online tool vraagt ook de invoering aandacht. Bespreek intern met teams waarom en hoe je het model gebruikt en welke criteria meewegen bij de beoordeling, meestal op het gebied van prestaties én gedrag. Benoem daarbij welke vervolgstappen er zijn nadat iemand in een vlak is ingedeeld, zodat het geen ‘veroordeel model’ wordt.

Definieer daarnaast de vlakken zelf. Wat noem je intern een lage, gemiddelde of hoge prestatie? Laat die definities waar mogelijk overeenkomen met de interne functie- of competentieprofielen. Beoordeel prestaties en potentieel met vaste tussenpozen opnieuw en pas het model aan als de behoeften van de organisatie veranderen.

Zijn alle scores toegekend, dan bespreek je de uitkomsten. Leidinggevenden krijgen zicht op de samenstelling van hun team qua prestaties en potentieel. Dat is de basis voor het gesprek over wat het team in de toekomst wil bereiken en welke ontwikkeling daarvoor nodig is.

Wat betekenen de 9 vakjes?

Elk vakje koppelt een niveau van prestatie aan een niveau van potentieel. In de kern betekenen ze dit:

• Vak 1: lage prestatie, laag potentieel. Vaardigheden of motivatie ontbreken mogelijk om prestaties te verbeteren en het potentieel te bereiken. Wat betekent dit voor de toekomst, en kan de organisatie nog helpen bij de ontwikkeling?
• Vak 2: gemiddelde prestatie, laag potentieel. Deze medewerkers presteren gemiddeld en tonen weinig potentieel voor groei. Zoek naar manieren om hen te motiveren en te ondersteunen bij hun ontwikkeling.
• Vak 3: lage prestatie, gemiddeld potentieel. De prestaties blijven achter terwijl er ruimte voor groei is. Trainingen en coaching helpen deze medewerkers verder.
• Vak 4: hoge prestatie, laag potentieel. Beloon de prestatie en zoek daarbij nieuwe manieren om deze medewerkers te motiveren en uit te dagen.
• Vak 5: gemiddelde prestatie, gemiddeld potentieel. Daag deze groep uit om het potentieel te bereiken en ondersteun hen in hun ontwikkeling.
• Vak 6: lage prestatie, hoog potentieel. Hier zit veel ruimte voor verbetering. Begeleid de ontwikkeling en daag deze medewerkers uit om hun potentieel te bereiken.
• Vak 7: hoge prestatie, gemiddeld potentieel. Beloon de prestaties en daag deze medewerkers uit om hun potentieel verder te ontwikkelen.
• Vak 8: gemiddelde prestatie, hoog potentieel. Deze medewerkers presteren gemiddeld en tonen veel potentieel voor groei. Investeer in hun ontwikkeling en daag hen uit.
• Vak 9: hoge prestatie, hoog potentieel. Waardevolle troeven voor de organisatie. Stimuleer en beloon hen om hun potentieel te bereiken, en betrek hen bij de ontwikkeling van de organisatie.

Begin klein bij de invoering: laat twee leidinggevenden dezelfde medewerkers scoren en vergelijk de uitkomsten, voordat je de 9 box organisatiebreed inzet.