Het goede gesprek: zo maak je het nog beter

Het goede gesprek

Veel organisaties en HR-professionals stimuleren ‘het goede gesprek’: open ontwikkeldialogen tussen medewerkers en leidinggevenden, in plaats van een verplicht moetje. Positief, concreet en resultaatgericht, gericht op betere prestaties en meer betrokkenheid.

Het verschil zit vooral in de gespreksvormen die je faciliteert. Een bila vraagt om een andere aanpak dan een jaargesprek.

Wat is ‘het goede gesprek’ bij HRM?

Het goede gesprek staat in organisatieontwikkeling en HRM voor iets concreets: mensen praten doelgericht over hun talenten en ontwikkeling. Meestal tussen medewerker en leidinggevende, coach of HR-professional, soms tussen collega’s onderling.

Het goede gesprek, ook wel de continue dialoog, vormt de kern van de gesprekscyclus. Traditioneel bestond die cyclus uit functionerings- en beoordelingsgesprekken, een aanpak die veel mensen als weinig inspirerend of zelfs demotiverend ervaren. Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een maatwerk gesprekscyclus: laagdrempeliger gesprekken op logische momenten, op basis van gelijkwaardigheid, met focus op doelen en het benutten van talenten. De acties die eruit volgen bepaal je samen.

Kenmerken van het goede gesprek

Een ontwikkelgesprek draait om de ontwikkeling van de medewerker, met persoonlijke aandacht en tweerichtingsverkeer: medewerker en leidinggevende brengen allebei in. Voer het gesprek zeker vier keer per jaar, het liefst vaker en laagdrempelig. Zo blijft ontwikkeling in beeld en kun je tussentijds bijsturen.

Het aantal gesprekken hoeft daarvoor niet omhoog. Het type gesprek verandert wel: open gesprekken die bijdragen aan prestaties, werkgeluk en betrokkenheid, in plaats van een verplichte afvinklijst.

Gespreksvormen in een digitale ontwikkelcyclus

Een digitale ontwikkelcyclus faciliteert individuele en teamontwikkeling met de gespreksvormen die je nodig hebt. Uitgangspunt zijn meestal het functiehuis en de functieprofielen; daaromheen bouw je de gesprekscyclus op. Geobjectiveerde vragenlijsten brengen die gesprekken snel en onderbouwd op het juiste niveau.

Naast live gesprekken gaat het vaak om kortere digitale contactmomenten op afstand. De digitale cyclus vormt dan de basis, met de live gesprekken daaraan toegevoegd. Houd rekening met verschillende cycli, op verschillende momenten en met een ander doel:

• Bila: het dagelijkse actielijstje met werkafspraken uit een bilateraal overleg, tussen leidinggevende en medewerker of tussen collega’s onderling. Leg naast algemene notities per afspraak vast wie wat wanneer uitvoert.
• Bila+: de basale ontwikkelcyclus van vaak operationele medewerkers. Zij en hun leidinggevenden starten zelf gesprekken op rond thema’s zoals Werk, Leren & Ontwikkelen, Gezondheid & Conditie, Samenwerking & Leiding en Familie & Sociale contacten. Die input levert een concrete actielijst op, met historie en voortgang direct gedocumenteerd.
• Ontwikkelgesprek: in een agile ontwikkelcyclus plan je deze gesprekken naar behoefte, voor trainees bijvoorbeeld iedere twee weken en voor een ervaren senior eens per jaar of halfjaar. Onderdelen zijn Opleiding & Training, Documenten, Functieprofiel (hard & soft skills), 360 graden feedback en het Ontwikkelplan per competentie en resultaatgebied.
• Jaargesprek: één jaarlijks gesprek waarin je evalueert en ontwikkelafspraken maakt. Je kunt daarbij ook de Vitaliteit van medewerkers meten, resultaatafspraken en competenties apart beoordelen en daarna één ontwikkelplan opstellen. Medewerker en leidinggevende ondertekenen het jaargesprek digitaal.
• Jaarcyclus: de klassieke gesprekscyclus met een plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Alle onderdelen uit de vier eerdere cycli komen hierin terug, aangevuld met extra open vragen per fase voor medewerker en leidinggevende. Daarmee vang je de volledige traditionele cyclus digitaal af.

Het stroomlijnen van zo’n cyclus vraagt om een ontwikkelplatform dat deze onderdelen aankan. hrmforce ondersteunt alle genoemde onderdelen. Een doordachte gesprekscyclus plus het platform eronder vormt de basis voor de gesprekken zelf.

Doorvragen tijdens het gesprek

In de gesprekken zelf blijven de kenmerken hierboven de vaste ingrediënten, in alle varianten die waardevol zijn voor medewerkers, leidinggevenden en de organisatie. hrmforce helpt als strategische implementatiepartner om de juiste gesprekstechnieken ook echt te benutten.

Doorvragen levert de input en feedback op waar het om gaat. Vraag naar persoonlijkheid: hoe zit iemand in zijn vel, waar krijgt hij of zij energie van, wat kost juist energie, waar wil iemand meer aandacht aan geven? Vraag ook naar de huidige en toekomstige rol: hoe vult iemand die rol nu in, welke talenten wil iemand meer inzetten, welke kennis en vaardigheden zijn daarvoor nodig?

Begin met open vragen, vanuit interesse en nieuwsgierigheid, zonder aannames of denken in ‘goed’ of ‘fout’. Wil je de volgende ronde gesprekken scherper voeren? Zet dan vooraf geobjectiveerde vragenlijsten in, zodat je met onderbouwde input aan tafel zit.