Met welke HR instrumenten selecteer je het beste personeel?

Welke HR instrumenten voorspellen wie het werk aankan? In de praktijk bepalen het cv en het informele kennismakingsgesprek de uitkomst, terwijl gestructureerde interviews en capaciteitstesten aantoonbaar beter voorspellen.

Neem een kandidaat van 38 jaar die tijdens de economische crisis ruim een jaar zonder werk zat, eigenwijs overkomt en als beste uit een intelligentietest komt. Neem je die aan?

• Het cv
• Het eerste gesprek
• Gestructureerd interview
• Predictieve validiteit

1. Aan de poort van het selectieproces: het cv

[ps2id id='het-cv' target=''/]

Het cv is van oudsher het eerste selectiemiddel waarmee recruiters schiften. Daar gaat het al regelmatig mis: een foto of een naam weegt zwaarder dan de relevante informatie op het cv. Knappe sollicitanten worden veel vaker uitgenodigd voor een gesprek dan minder knappe, blijkt uit onderzoek van CVster. Bij zo'n 300 vrijwel identieke cv’s van twee fictieve (knappe en minder knappe) mannelijke en vrouwelijke sollicitanten kreeg 43% van de knappe sollicitanten een positieve reactie, tegen 15% van de minder knappe.

Een vergelijkbaar onderzoek keek naar de achtergrond van de sollicitant. Er gingen 480 vrijwel identieke sollicitatiebrieven naar bedrijven in verschillende branches; drie van de vier afzenders hadden een niet-Nederlands klinkende naam. Email tracking software registreerde of de mail werd geopend en of erop werd gereageerd. De mail van de sollicitant met de Nederlands klinkende naam werd vaker geopend en kreeg vaker een positieve reactie.

Als visitekaartje van de sollicitant doet het cv zijn werk. Als instrument om te bepalen wie je uitnodigt, staat het op losse schroeven.

2. Kopje koffie? Het eerste gesprek

[ps2id id='eerste-gesprek' target=''/]

"Wil je een kopje koffie?" Die vraag opent talloze sollicitatiegesprekken. Als uitvinders van het begrip gezellig rekenen we de gezelligheidsfactor in Nederland tot de sollicitatieprocedure, en veel interviewers zien het vooral als hun taak om de kandidaat op zijn gemak te stellen met een gesprek vol persoonlijke vragen. Hoe zwaar dat onderwerp weegt, zie je terug bij sites die sollicitanten adviseren. "Zeg nee tegen koffie", is de eerste van 10 tips die de site Hi-Re meegeeft. Monsterboard noemt water de veiligste optie: "Je kunt aan koffie of thee je mond branden en door de zenuwen is de kans op morsen groot."

Candidate experience

Aan een gemoedelijke sfeer is niets mis. Ook een kandidaat die je afwijst, mag met een prettig gevoel over de procedure vertrekken. Negatieve ervaringen verspreiden zich via vrienden, familie en sociale media, en afgewezen sollicitanten besluiten meer dan eens om geen producten of diensten meer af te nemen van het bedrijf waar ze solliciteerden. Bij Virgin kostte dat zo'n 5 miljoen aan omzet.

Wat Virgin veranderde

Het recruitmentmanagement stelde een ‘gouden standaard interviewprogramma’ op. Interviewers moesten kandidaten positief benaderen, iedereen kreeg op een constructieve manier uitgelegd waarom hij niet geschikt was voor de functie en afgewezen kandidaten kregen gratis advies om zich te verbeteren. Die omslag in de candidate experience leverde tevredener sollicitanten op, lagere werving- en selectiekosten en meer klanten.

Freestylen in het ongestructureerde gesprek

Het sollicitatiegesprek is een van de meest toegepaste selectiemethoden bij het werven van personeel. Tijdens het traditionele interview wordt nogal eens gefreestyled, een term uit de hiphop voor rappers die ter plekke tekst verzinnen en op elkaar inhaken. Bij een ongestructureerd interview gaat het net zo: de richting ligt vooraf niet vast en het gesprek volgt de antwoorden van de kandidaat. Vijf kandidaten leveren zo vijf verschillende gesprekken op. Waarop vergelijk je ze dan? Op intuïtie, ervaring en vooroordelen, of spelen meetbare factoren ook een rol?

Inzicht in de persoon

Zo'n informeel gesprek heeft voordelen. Je wilt weten wat voor persoon je in huis haalt, wat hem drijft en of hij past binnen de organisatie. Door de ontspannen sfeer laat een kandidaat vaak meer van zichzelf zien, en krijg je een scherper beeld van zijn persoonlijkheid. Althans, dat zou je mogen verwachten.

Hoe betrouwbaar is het antwoord?

"Vertel eens iets over jezelf" is een veelgebruikte openingsvraag. Je wilt horen wat de kandidaat motiveert en waarom hij zichzelf de juiste persoon vindt voor de vacature. Wie zich heeft voorbereid, weet dat al: enthousiast vertellen over passie en talenten, zo ingebed dat duidelijk wordt waarom de functie hem op het lijf geschreven is. Een van de eerder genoemde sites adviseert zelfs "Vertel niet over jezelf" en raadt aan de open vraag te gebruiken om met kennis en ervaring je geschiktheid aan te tonen. De vraag is dus hoe je door zulke voorbereide praatjes heen prikt.

Assessments: persoonlijkheidstest

Naast het gesprek laat een persoonlijkheidstest zien hoe het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat zich vertaalt naar kennis, vaardigheden en gedrag. De kandidaat krijgt zo'n 150 vragen voorgelegd. De test scoort hem op openheid, extraversie, neuroticisme, aanpassen en consciëntieusheid, samen de vijf belangrijkste persoonlijkheidsfactoren voor gedrag in werksituaties. Competenties als leiderschap, ondernemerschap, klantvriendelijkheid en behulpzaamheid breng je daarmee scherper in kaart.

3. Gestructureerd interview

[ps2id id='interview' target=''/]

Bij een gestructureerd sollicitatiegesprek ligt de richting vooraf vast. De interviewer bepaalt op welke criteria hij beoordeelt en toetst de kandidaat aan een opgesteld functieprofiel. Kennis, expertise en vakbekwaamheid leg je langs de meetlat, dus voor alle vragen staan normen en scores vast. Alle kandidaten krijgen dezelfde vragen, criteria en normen, waardoor er geen misverstanden ontstaan over wie een positieve of een negatieve beoordeling krijgt. Subjectieve oordelen wegen daardoor minder zwaar: de eerste indruk, het halo-effect waarin één sterke eigenschap je betovert, of het horn-effect waarin één negatieve eigenschap het voor de kandidaat verknalt.

Een hogere voorspellende waarde

De betrouwbaarheid van een gestructureerd interview ligt beduidend hoger dan die van de ongestructureerde variant, en het voorspelt werkprestaties beter. Dat bevestigt het onderzoek Personeelsselectie in Nederland dat detacheringsbureau Yacht samen met de Universiteit van Amsterdam uitvoerde.

Vier kenmerken van een bruikbaar interview

Organisaties onderschatten in de praktijk wat een grondig voorbereid, gestructureerd interview oplevert. Het gesprek bij de koffie blijft een veel toegepaste methode, terwijl het de juiste persoon minder vaak op de juiste plek zet. Van de aangenomen medewerkers functioneert na een jaar 25 tot 38% nog succesvol en naar tevredenheid; bij gestructureerde interviews is dat 50%. Volgens het onderzoek is een interview pas een nuttig selectiemiddel als het aan vier kenmerken voldoet.

• Grondig voorbereide, gerichte vragen over de belangrijkste functie-eisen
• Specifieke vragen over concreet gedrag vroeger, nu en in de toekomst, zodat een kandidaat er niet met mooie praatjes vanaf komt
• Voor iedereen dezelfde vragen
• Een scoringsmethodiek

Bejegening bepaalt je sollicitantenaanbod

Het onderzoek bevestigt wat het voorbeeld van Virgin liet zien: de keuze voor selectiemethoden beïnvloedt welk personeel je binnenhaalt. Sollicitanten die oneerlijk, onprettig of onverschillig worden bejegend, drukken het aanbod van nieuwe sollicitanten.

Naast gestructureerde interviews met SMART-vragen (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) hebben ook capaciteitstesten en aantoonbare werkprestaties een hogere voorspellende waarde.

Effectiviteit van personeelsselectie wordt weinig gemeten

20 procent van de Nederlandse organisaties meet de effectiviteit van de eigen personeelsselectie, zo valt in het onderzoek van de UvA te lezen. 50 procent koppelt terug en vraagt sollicitanten wat ze van het selectieproces vonden. Aan die reacties kun je beperkt waarde hechten, omdat je niet weet hoever sollicitanten gaan in hun oordeel. Selecteurs varen vaak op het eigen gevoel en op het ongestructureerde interview, en laten daarmee de meerwaarde liggen van kandidaten vergelijken via een objectief scoringssysteem.

Meer aandacht voor mentale capaciteit en brede inzetbaarheid

Een van de aanbevelingen uit het onderzoek: let meer op de mentale capaciteit en bredere inzetbaarheid van een kandidaat. Selecteurs richten zich volgens de onderzoekers te sterk op specifieke kennis en vaardigheden. Bij vastomlijnde functies is dat nuttig, in een dynamische werkelijkheid waarin kennis en vaardigheden zich continu verder ontwikkelen levert het minder op. De onderzoekers wijzen op de selectiemethoden in de Verenigde Staten, waarin persoonlijkheid en intelligentie van de kandidaat veel zwaarder meewegen.

4. Predictieve validiteit: Schmidt & Hunter

[ps2id id='validiteit' target=''/]

Interviews, gestructureerd of niet, voorspellen meestal onvoldoende of een medewerker naar tevredenheid functioneert en na een jaar nog aan je organisatie verbonden is. Daarbij speelt een economische factor mee. Schmidt & Hunter toonden in hun onderzoek 'The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology' uit 1998 aan dat prestaties fors uiteenlopen: een gemiddelde medewerker presteert tot wel 40% slechter dan een goede medewerker. Zorgvuldig selecteren levert een bedrijf dus economisch voordeel op.

Schmidt en Hunter analyseerden 85 jaar onderzoek naar selectiemethoden. In hun meta-analyse staat predictieve validiteit centraal: de mate waarin je iets kunt voorspellen, over de toekomst én over het heden en verleden.

Testmethoden koppelen

Volgens Schmidt en Hunter is een intelligentietest, ook wel cognitieve capaciteitentest genoemd, een betrouwbaar middel om werkprestaties te voorspellen: 0.51 op een schaal van 0 tot 1. Koppel je die test aan een gestructureerd interview, dan stijgt de voorspelling naar 0.63. Ook het relatief laag scorende ongestructureerde interview wint erbij, van 0.38 naar 0.55. Een arbeidsproef of praktijksimulatie naast een test verhoogt de waarde eveneens. Meerdere selectiemethoden naast elkaar leveren dus de scherpste voorspelling.

Wat doen we met die 38-jarige, eigenwijze kandidaat?

Terug naar de kandidaat uit de inleiding. Tijdens het traditionele, ongestructureerde interview moest hij opboksen tegen een interviewer die vooraf al vraagtekens zette bij het jaar dat hij uit het arbeidsproces was geweest. Ook zijn toon stond de interviewer niet aan, terwijl hij uitblonk in slimme, doordachte antwoorden. Een typisch geval van het horn-effect.

Wat de intelligentietest toevoegde

Bestond de procedure louter uit een interview, dan was deze kandidaat bij voorbaat kansloos geweest. Hij kwam als beste uit de intelligentietest, en daar gingen bellen van rinkelen. Diverse onderzoeken tonen aan dat de betrouwbaarheid en voorspellende kracht van intelligentietesten hoog is. De test wees uit dat hij over veel cognitieve vaardigheden beschikt: hij verwerkt snel informatie en koppelt die direct aan beschikbare kennis, analyseert en lost problemen op en deinst niet terug voor complexiteit. Dat komt de productiviteit ten goede, zeker in een complexe omgeving waarin snel schakelen een vereiste is. Dankzij de intelligentietest kon hij op waarde worden geschat en werd hij aangenomen.

Veelgestelde vragen:

• Hoe vind je als HR manager een balans tussen gestructureerde en ongestructureerde interviews?
  • Vul gestructureerde vragen aan met een informeler deel van het gesprek, zodat objectieve criteria en persoonlijke inzichten allebei meewegen.
• Welke tools of software verbeteren de nauwkeurigheid van het selectieproces?
  • HR-softwarepakketten die AI en data-analyse gebruiken, zoals applicant tracking systems (ATS) en assessmenttools, verhogen de nauwkeurigheid en versnellen het proces.
• Hoe pak je vooroordelen in het selectieproces aan, zeker bij traditionele methoden?
  • Training in onbevooroordeeld werven, anonieme cv's en gestandaardiseerde interviewvragen beperken de ruimte voor vooroordelen.

Het selectieproces in jouw organisatie

Wil je het selectieproces in jouw organisatie doorlichten en aanscherpen? Neem vrijblijvend contact op met een van onze adviseurs. Zij beantwoorden je vragen over het selectieproces en denken mee over de instrumenten die bij jouw vacatures passen.