Planningsgesprek voeren: doelen en afspraken voor het komende jaar

In een planningsgesprek leggen medewerker en leidinggevende aan het begin van het jaar vast welke doelen er liggen en wat ze van elkaar verwachten. Dat voorkomt de schrik in het functioneringsgesprek, waar een werknemer soms pas hoort wat de doelstellingen waren.

Het gesprek opent een cyclus met het evaluatiegesprek en het beoordelingsgesprek. Samen vormen ze het ontwikkelgesprek.

Planningsgesprek voeren

Medewerker en leidinggevende bespreken de plannen voor het komende jaar, maken concrete afspraken en stellen meetbare doelen. Naarmate functies sneller veranderen, weegt talentontwikkeling zwaarder. Vijf punten houden zo'n gesprek bruikbaar.

1. Ga uit van gelijkwaardigheid

Een gesprek waarin beide partijen echt luisteren, ontstaat niet vanzelf. Mensen horen elkaar half aan en oordelen snel. In een planningsgesprek spelen daarbij ongelijke verhoudingen mee, want de leidinggevende staat hoger in de hiërarchie.

Organisaties stappen steeds vaker af van strakke hiërarchische structuren. Voer het gesprek dus op basis van gelijkwaardigheid. Luister naar wat de medewerker zelf vertelt, leg dat naast je eigen doelstellingen en stuur bij waar die uit elkaar lopen.

2. Wees duidelijk over het doel en nut van het gesprek

Dat jij planningsgesprekken belangrijk vindt, betekent niet dat je medewerkers er zo over denken. Maak vooraf duidelijk wat een ontwikkelgesprek oplevert voor:

• De organisatie
• De medewerker zelf

Leg uit waarom je organisatie in talentontwikkeling investeert en hoe medewerkers daarin hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Benoem ook het verschil tussen een plannings- en een functioneringsgesprek.

In een planningsgesprek spreek je verwachtingen uit en stel je doelen. Die doelstellingen komen uit een tweerichtingsgesprek: beide partijen brengen verwachtingen, ideeën en wensen in. Houd ze concreet. Een doelstelling als 'meer initiatief tonen' kan alle kanten op en is lastig te meten.

3. Stel SMART doelstellingen

Een doelstelling die je later wilt controleren, formuleer je 'SMART':

• Specifiek: Is de doelstelling concreet genoeg?
• Meetbaar: Kun je meten wat het resultaat is?
• Acceptabel: Zijn beide partijen het ermee eens?
• Realistisch: Is de doelstelling haalbaar?
• Tijdsgebonden: Wanneer moet het klaar zijn?

SMARTER voegt daar twee vragen aan toe:

• Ecologisch: Past de doelstelling bij de ervaring en capaciteit van de medewerker?
• Relevant: Is de doelstelling waardevol voor de organisatie?

Plan het gesprek ruim van tevoren in, zodat beide partijen zich kunnen voorbereiden.

4. Leg de nadruk op het positieve

Tijdens ontwikkelgesprekken schuift de aandacht snel naar wat misgaat. Talentontwikkeling begint bij wat al werkt: benoem waar iemand sterk in is, dan geef je vertrouwen en ruimte om verder te groeien.

Bouw voort op die sterke punten. Vraag als leidinggevende: "Hoe kan ik ervoor zorgen dat je je nog prettiger voelt bij je werk?" En: "Hoe kun je jouw sterke punten optimaal inzetten?"

De medewerker stelt zichzelf de vraag: "Hoe kan ik het beste uit mezelf halen en belangrijk zijn voor de organisatie?" Die benadering levert aan beide kanten meer op.

5. Plan een vervolggesprek

De doelen van het bedrijf vormen het vertrekpunt, de individuele doelstellingen van werknemers vloeien daaruit voort. Leg de lat daarbij niet te hoog en houd rekening met de competenties van de werknemer.

Zet alle afspraken op papier en leg ze ter goedkeuring voor aan de werknemer. Houd je daarna aan wat er staat. Gebruik een planningsformulier om alles vast te leggen en plan meteen het vervolggesprek in, in de vorm van een functioneringsgesprek.

Zo zet je de gesprekscyclus in gang