Haal de sleur uit beoordelingsgesprekken met maatwerk gesprekscyclus

Klassieke beoordelingsgesprekken zijn voor veel bedrijven een ‘sleur’ geworden en blijken niet effectief voor persoonlijke groei en teamontwikkeling. De gesprekscyclus mag flexibeler, simpeler en meer op maat. Die wens en de wil zijn er, het écht doen schuift vaak vooruit. Meestal ontbreekt de tool voor HRM, leidinggevenden en medewerkers. Een complete online ontwikkelomgeving haalt die drempel weg.

Oude aanpak is zinloos en demotiverend

Het oude beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek werken niet meer. Dat de traditionele gesprekscyclus van ‘functioneren en beoordelen’ demotiverend en zelfs averechts werkt, hebben veel onderzoeken de afgelopen jaren aangetoond. De Vrije Universiteit in Amsterdam deed er zeven jaar onderzoek naar. Belangrijke conclusie: medewerkers én leidinggevenden vinden de traditionele beoordelingsgesprekken zinloos, een verspilling van tijd en geld. Ze vinden ze ook demotiverend en oneerlijk, dat laatste omdat veel andere factoren meewegen in de beoordeling. Onderzoeker Kilian Wawoe pleit in zijn boek ‘Het Nieuwe Belonen’ daarom voor afschaffing van het ‘veroordelingsgesprek’ en voor een betere en moderne gesprekscyclus: effectiever, eerlijker, vlotter, met tweerichtingsverkeer en het liefst doorlopende gesprekken tussen manager en medewerker.

Uitstel wekt ergernis op de werkvloer

Veel bedrijven willen de omslag maken en stellen die toch regelmatig ‘nog een jaartje’ uit. Hoe pak je het in de praktijk aan? Het ontbreken van de juiste hulpmiddelen voelt daarbij als drempel. Voor de zekerheid houden ze vast aan het oude systeem, want dat is transparant en iedereen kent het. Tot ergernis van medewerkers en leidinggevenden. De oude gesprekscyclus bestaat al decennia en is echt niet langer houdbaar, stelt ook ontwikkelexpert en onderwijskundige Annet van Duren. “De traditionele gesprekscyclus is eigenlijk altijd een teleurstelling. Medewerkers ervaren het meer als een veroordelingsgesprek en gaan gedemotiveerd terug aan het werk.” Zij pleit voor een gesprekscyclus op basis van ontwikkelgerichte gesprekken. De oude traditionele aanpak past ook niet bij de snellere en flexibelere werkomgeving van nu. In januari worden doelstellingen bepaald om in december te beoordelen of een medewerker ze heeft gehaald, zonder rekening te houden met de uitdagingen en complexiteit van het werk. In februari of maart zijn die doelstellingen vaak alweer achterhaald.

Vaker een kort gesprekje

In een gesprekscyclus zonder de oude sleur van opgelegde beoordelingsgesprekken krijgen medewerkers zelf een grotere rol, zowel binnen het beoordelingssysteem als in de regie over hun eigen ontwikkeling, bepleit expert Jacco van den Berg in zijn boek Het Nieuwe Beoordelen. "Laat ze meedenken over hun eigen ontwikkeling. Bij het bepalen van doelen kun je vragen welke bijdrage ze zelf denken te leveren de komende beoordelingsperiode." Dat kan in een planningsgesprek aan het begin van een jaar en op andere momenten. De auteur pleit ook voor meer beoordelingsmomenten. "Een continue dialoog is beter. Niet een keer per jaar dat verplichte ritueel afwerken, maar regelmatig korte krachtige gesprekjes waarin je vooruitblikt. Het is natuurlijk heel raar dat een werknemer na zes maanden of een jaar pas te horen krijgt dat iets niet goed gaat. Als je vaker korte gesprekjes hebt over iemands rol, kan hij sneller verbeteren." Bij de vernieuwing van de beoordelings- en gesprekscyclus zetten veel organisaties in op doorlopende coaching van medewerkers, met motiverende en doelgerichte feedback voor hun ontwikkeling. Het gesprek komt dan voort uit autonome drijfveren: medewerkers willen het zelf en ervaren het nut, in plaats van dat het moet van ‘de baas’.

Eén flexibel ontwikkelplatform

Deze hedendaagse aanpak vraagt wel een ontwikkelsysteem dat de beoogde overzichtelijkheid, flexibiliteit en het persoonlijke maatwerk faciliteert. Het liefst één platform waarop alle acties, documenten, prestaties en rapporten gebundeld zijn, met een online dashboard dat realtime inzicht geeft in de prestaties van medewerkers en de organisatie. Online tools maken dat mogelijk, zoals hrmforce Development. Dat bundelt de hulpmiddelen voor HRM, leidinggevenden en medewerkers om een ontwikkelproces op maat in te richten. Gebruikers beheren er tussentijdse beoordelingen en andere gesprekken, werken met competentiemodellen, stellen individuele ontwikkelplannen op, analyseren sterktes en zwaktes en organiseren er 90 of 360 graden feedback mee. Het ‘ontbreken van een technisch hulpmiddel’ is daarmee geen obstakel meer.

Nieuwe wegen inslaan

Organisaties kunnen hun gesprekscyclus en beoordelingsgesprekken zo anders inrichten, en dat opent deuren voor de organisatie, medewerkers en managers. Het is dan een kwestie van kiezen hoe je de nieuwe aanpak inzet. Gefaseerd kan: klein beginnen en in de loop van de tijd mogelijkheden toevoegen, afhankelijk van je organisatiedoelstellingen en organisatieontwikkelingen. Je kunt daar ook best ver in gaan. IT-bedrijf Computest is daar een voorbeeld van. Deze zelfsturende organisatie met zo’n honderd medewerkers liet de traditionele beoordelingsgesprekken los en liet collega’s binnen de verschillende teams elkaar beoordelen. De organisatie deed zelf onderzoek naar hoe hun mensen onderling het best feedback geven en ontvangen. Bij 1-op-1-gesprekken bleken mensen sneller zenuwachtig en schoten ze bij negatieve feedback al snel in de verdediging. “Een gesprek met een collega geeft meer lucht om te zeggen wat je er nou echt van vindt. We spreken ook vooral uit wat goed gaat en wat we van elkaar waarderen, iets wat je doorgaans niet dagelijks doet”, aldus oprichter Hartger Ruijs van Computest in zijn uitleg.

Klanten betrekken bij medewerkersbeoordeling

Wie verder wil gaan, geeft klanten een rol bij de beoordeling van medewerkers, zoals bij 360 graden feedback regelmatig gebeurt. Het Brabantse ingenieursbureau Coenradie ging een stap verder en koppelde de prestaties van de medewerkers direct aan de klanttevredenheid. Vanuit dit bureau zorgen vijftig medewerkers over de hele wereld voor meetoplossingen in diverse sectoren. Door de eigen klanttevredenheid te meten, verbeteren ze de dienstverlening continu. De resultaten worden intern gedeeld, op een losse manier en vanuit teamprestaties. De uitkomsten staan realtime en ongecensureerd op de startpagina van de intranetomgeving, met de afzender erbij als een klant dat wil. Medewerkers reageren er intern op en nemen als het nodig is direct contact op met de klant. De klanttevredenheid stijgt hierdoor en medewerkers krijgen een bonus voor iedere keer dat een klant het cijfer 10 geeft. En dat gebeurt steeds vaker. “De gemiddelde klantwaardering stijgt ook door de tijd. Wij weten nu hoe tevreden klanten zijn over ieder project én waarom. Als het nodig is, kunnen we direct actie ondernemen en klanten waarderen dat”, aldus directeur Wouter Coenradie. Zo ver hoef je als organisatie niet te gaan. Kies eerst een platform dat de gewenste flexibiliteit en het maatwerk rond de gesprekken faciliteert, zeker als het kortere coachende gesprekken worden. Start daarna met één team en breid uit zodra de gesprekken lopen.