Voorbeeld bedrijfswagenbeleid

Een bedrijfswagenbeleid legt vast wie recht heeft op een auto van de zaak, wat je ermee mag en wie welke kosten draagt. Dat voorkomt discussie achteraf over privégebruik, schade en boetes.

Dit voorbeeld bedrijfswagenbeleid loopt langs toekenning, gebruik, ongevallen en sancties. Pas bedragen, functiegroepen en nummers aan op je organisatie.

Wat dit beleid regelt

Dit beleid regelt het gebruik van voertuigen die eigendom zijn van onze organisatie. Het waarborgt veiligheid, legaliteit en zuinig gebruik van bedrijfsmiddelen. Een bedrijfswagen is elk voertuig dat de organisatie beschikbaar stelt voor zakelijk gebruik.

Voor wie geldt dit beleid?

Dit beleid is van toepassing op:

• Medewerkers met een toegewezen bedrijfswagen
• Medewerkers die incidenteel een poolauto gebruiken
• Leidinggevenden die bedrijfswagens toewijzen
• Alle gebruikers van bedrijfsvoertuigen

Toekenning van bedrijfswagens

Wie komt in aanmerking?

Bedrijfswagens kennen we toe op basis van functie-eisen en zakelijke noodzaak.

Categorie	Criteria	Type voertuig
Commerciële functies	Meer dan 25.000 km/jaar zakelijk	Lease-auto volgens functieniveau
Service/techniek	Dagelijks klantenbezoek	Bestelwagen met gereedschap
Management	Secundaire arbeidsvoorwaarde	Lease-auto volgens CAO
Overige functies	Incidenteel zakelijk gebruik	Poolauto of km-vergoeding

Voorwaarden voor gebruik

Rijbewijsvereisten

Als bestuurder voldoe je aan deze eisen:

• Geldig Nederlands rijbewijs (minimaal 2 jaar)
• Geen ontzegging rijbevoegdheid in laatste 5 jaar
• Maximaal 3 verkeersovertredingen in laatste 3 jaar
• Jaarlijkse controle rijbewijsgeldigheid door HR

Gebruik buiten werktijd

Privégebruik van de bedrijfswagen mag binnen deze kaders:

• Woon-werkverkeer zonder beperking
• Privéritten binnen Nederland toegestaan
• Vakantiegebruik in overleg met je leidinggevende
• Bijtelling conform fiscale regelgeving

Verantwoordelijkheden bestuurder

Als bestuurder houd je de auto in orde en rijd je verantwoord.

Wat niet is toegestaan

Deze punten leveren een sanctie op:

• ❌ Roken in de bedrijfswagen
• ❌ Rijden onder invloed van alcohol/drugs
• ❌ Uitlenen aan derden (ook niet aan familie)
• ❌ Gebruik voor commerciële doeleinden
• ❌ Aanpassingen zonder toestemming
• ❌ Vervoer van gevaarlijke stoffen zonder vergunning

Bij ongevallen en schade

Houd na een ongeval deze volgorde aan.

Stap	Actie	Belangrijk
1	Zorg voor veiligheid	Waarschuwingsdriehoek, hulpverlening
2	Bel alarmnummer HR	024/7: 06-12345678
3	Vul schadeformulier in	Altijd samen met tegenpartij
4	Maak foto's	Situatie, schade, kentekens
5	Geen schuldbekentenis	Laat verzekering afhandelen

Verplichtingen werkgever

Als werkgever zorgen wij voor:

• ✓ Adequate verzekering (WA, casco, inzittenden)
• ✓ Tijdig onderhoud volgens fabrieksvoorschriften
• ✓ Vervanging bij langdurige reparatie
• ✓ 24/7 pechhulp in binnen- en buitenland
• ✓ Betaling vaste autokosten (wegenbelasting, verzekering)
• ✓ Brandstofpas voor zakelijk gebruik

Duurzaamheid en kosten

Zuinig rijden en brandstofverbruik

Zuinig rijgedrag drukt brandstofkosten en uitstoot. Daar sturen we op met:

• Training "Het Nieuwe Rijden" voor alle bestuurders
• Maandelijkse rapportage brandstofverbruik
• Bonus bij zuinig rijgedrag (< 1:18)
• Voorkeur voor hybride/elektrische voertuigen

Alternatieven voor de auto

Pak de bedrijfswagen alleen als de rit dat vraagt. Weeg af:

• Videobellen in plaats van fysieke meetings
• OV bij stedelijke bestemmingen
• Carpoolen bij gezamenlijke afspraken
• Fiets/e-bike voor korte afstanden

Handhaving en sancties

De maatregel hangt af van de ernst en van herhaling.

Overtreding	Eerste keer	Herhaling
Verkeersboete	Zelf betalen + waarschuwing	Gesprek met HR
Roken in auto	Waarschuwing + reinigingskosten	Inname auto (1 maand)
Niet melden schade	Officiële waarschuwing	Inname auto (3 maanden)
Rijden onder invloed	Ontslag op staande voet	-

Disclaimer: Dit beleidsdocument is een leidraad en past je aan op je eigen situatie. Raadpleeg een jurist voor de definitieve vastlegging. hrmforce aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik van dit template.