Tijd voor een moderne gesprekscyclus? Dit heb je nodig!

Steeds meer organisaties nemen afscheid van het klassieke functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek en kiezen voor een moderne gesprekscyclus: een doorlopende dialoog over talent en ontwikkeling, met coaching en duidelijke resultaatafspraken.

Wat heb je daarvoor nodig? Andere gesprekken, vier concrete stappen en tools die de dialoog ondersteunen.

Van willen naar doen

Het oude beoordelings- en functioneringsgesprek levert weinig op, dus willen veel organisaties hun cyclus vernieuwen richting doorlopende coaching met motiverende, doelgerichte feedback. De vraag is hoe je dat organiseert.

De gesprekscyclus zelf is niet de core business van medewerkers. Laagdrempelig en organisch kunnen ze wel bezig zijn met hun eigen ontwikkeling en prestaties, vanuit autonome drijfveren: ze willen het zelf en ervaren het nut.

Waarom een moderne gesprekscyclus?

Medewerkers en managers vinden traditionele beoordelingsgesprekken zinloos. Die bezwaren kwamen naar voren uit zeven jaar onderzoek aan de Vrije Universiteit.

Onderzoeker Kilian Wawoe schreef hierover het boek Het Nieuwe Belonen. Daarin pleit hij voor afschaffing van het 'veroordelingsgesprek' en voor vervanging door doorlopende coaching met motiverende feedback. "Want de werkomgeving is ingrijpend veranderd. We werken in plattere organisaties, meer agile, meer in teams en we doen complexer werk", aldus Wawoe.

De onderzoeker en HR-docent bepleit een betere beoordelingscyclus: effectiever, eerlijker, vlotter, met tweerichtingsverkeer en meer doorlopende gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden. Veel HR-professionals herkennen dat beeld en zoeken naar nieuwe wegen.

Van beoordelingsgesprek naar ontwikkelingsgesprek

Hoe je de gesprekscyclus inricht, hangt samen met de manier waarop je medewerkers beoordeelt. Bij 'het nieuwe beoordelen' kijk je anders naar hun prestaties.

Klassieke gesprekscyclus vs. Moderne aanpak

De verschillen zitten vooral in frequentie, focus, gespreksstijl en duur.

Decennialang ging de klassieke gesprekkencyclus ongeveer zo:

• Begin van het jaar stelden medewerker en leidinggevende samen doelen op in een doelen- of planningsgesprek.
• Halverwege het jaar kwamen die doelen terug in een voortgangs- of functioneringsgesprek.
• Eind van het jaar volgde de 'afrekening': een evaluatie van de doelstellingen in een beoordelingsgesprek.

Bij het nieuwe beoordelen verschuift de aandacht van beoordelen en belonen naar talent en persoonlijke ontwikkeling. Ontwikkelgesprekken komen in de plaats van het beoordelings- en functioneringsgesprek: vaker, korter, laagdrempeliger en vooral coachend, gericht op een doorlopende dialoog over groei. Daar hoort een nieuwe manier van beoordelen bij.

Oplossingen voor moderne gesprekscyclus

Met ontwikkelgesprekken krijgen medewerkers zelf de regie over hun ontwikkeling. De cyclus omvat alle momenten waarop leidinggevende en medewerker contact hebben over die ontwikkeling, en dat zijn niet alleen letterlijke gesprekken.

Meerdere contactmomenten en flexibel maatwerk per individu vragen om een agile ontwikkelcyclus. Feedbackvragenlijsten leveren daarvoor waardevolle input en relevante gespreksonderwerpen, zodat je tijdens een gesprek geen tijd verliest aan procedurele 'moetjes' of aan zoeken naar het juiste onderwerp.

HR-software ondersteunt die agile ontwikkel- en gesprekcyclus. De software blijft een hulpmiddel, de stappen zet de organisatie zelf.

Voorbeelden

Relaties van ons hebben hun cyclus al aangepast. De vraag die daarbij steeds terugkomt: kan het niet simpeler? In de praktijk wil elke organisatie alles in één beoordelingssystematiek vatten en daar zit de valkuil. Uit onze ervaring blijkt dat stap voor stap opbouwen meer oplevert, zodat medewerkers wennen aan een moderne gesprekscyclus.

Zo ontwikkelden we voor een logistieke organisatie het BilaBasic voor operationele medewerkers. Het bestaat onder andere uit 5 vragen op elementaire kernthema's die, op basis van een online voorbereiding door medewerker en manager, het gesprek faciliteren. Dat resulteert in een concrete actielijst.

Het Ontwikkelgesprek is een andere optie. hrmforce ontwikkelde deze agile ontwikkelcyclus voor organisaties die professionals willen faciliteren in hun groei en ontwikkeling. De medewerker krijgt de uitnodiging om zelf na te denken over zijn of haar ontwikkeling en gaat stap voor stap door het proces. Dat proces start op elk moment en volgt de ingestelde functie, manager, competenties en resultaatgebieden.

Alle ontwikkeloplossingen werken samen met onze psychometrische vragenlijsten.

Moderne gesprekscyclus implementeren

Wie de mens centraal stelt, stemt de hele ontwikkelcyclus daar flexibel op af. Het eenzijdige proces vanuit organisatie of leidinggevende wordt zo een gezamenlijk proces: manager en medewerker bepalen samen de doelen en de koers en dragen daar samen verantwoordelijkheid voor.

4 Stappen naar een moderne gesprekscyclus

Deze vier stappen brengen de dialoog op gang en houden hem concreet.

1. Begin de dialoog

Het begint met een gesprek tussen medewerker en leidinggevende over talenten, competenties en ambities. Waar wil iemand over drie jaar staan? En hoe helpt de organisatie om die ambities waar te maken? Leg dat vast in het persoonlijke ontwikkelproces en kijk hoe feedbackvragenlijsten het benodigde inzicht leveren. Zo zet je de stap naar motiverende en doelgerichte feedback.

2. Maak resultaatafspraken voor de korte termijn

Een doorlopende dialoog draait om talent en persoonlijke ontwikkeling, met resultaatafspraken erbij. Die afspraken zijn een voorwaarde voor het nieuwe belonen en maken de agile gesprekscyclus doelgericht en concreet. Kijk verder dan de lange termijn en spreek ook resultaten af voor de kortere termijn, bijvoorbeeld per kwartaal.

3. Van (ver)oordelen naar ontwikkelen

Houd bij het evalueren van resultaatafspraken het ontwikkelgesprek leidend, zodat er geen nieuw beoordelingsgesprek of gevoelsmatig 'veroordelingsgesprek' ontstaat. Bespreek open en eerlijk wat werkt, wat beter kan en wat er nodig is om de doelen te halen. Kijk daarbij breder dan de KPI's: resultaten, competenties en gedrag. Zo verschuift de aandacht van denken in 'goed of fout' naar talent en de gerichte ondersteuning die iemand nodig heeft.

4. Welke tools zijn er nodig?

Naast de hulpmiddelen die medewerkers voor hun ontwikkeling gebruiken, heeft de cyclus tools nodig die de dialoog flexibel houden. Bekijk voor je medewerkers en organisatie welke tools de agile ontwikkelcyclus ondersteunen en wat 360 graden feedback toevoegt aan de coachende dialoog tussen medewerker en leidinggevende.

Begin klein: kies één doelgroep, houd de cyclus daar licht en breid pas uit zodra medewerkers en managers er ritme in hebben.