Modern voortgangsgesprek vereist vooral goede feedback

Een modern voortgangsgesprek levert pas iets op als het over ontwikkeling gaat en er geobjectiveerde informatie op tafel ligt. Organisaties en HR-professionals die hun gesprekscyclus vernieuwen, zetten daarom in op ontwikkelgesprekken en coaching. Drie stepping stones helpen daarbij: een opener dialoog, opvolging van de uitkomsten en een geobjectiveerde gespreksagenda, bijvoorbeeld met 360 graden feedback.

Traditionele aanpak stelt teleur

Het moderniseren van de hele gesprekscyclus is een hot topic in vakmedia en leidt tussen HR-professionals tot verhitte discussies in de HR-groepen op LinkedIn. De traditionele aanpak kost veel tijd en geld en levert vaak niet op wat ze beoogt, bleek al uit zevenjarig onderzoek aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Onderzoeker en docent HRM Kilian Wawoe pleit voor meer focus op ontwikkeling, met continue en motiverende coaching.

Van gesprek voeren naar echte dialoog

Voor veel HR-professionals, werkgevers en werknemers is het voortgangsgesprek nog altijd synoniem met het beoordelen van prestaties. Leidinggevenden vinden het lastig om daar een echt gesprek over iemands ontwikkeling van te maken. Handvatten daarvoor: een grondige voorbereiding, een open dialoog, concrete afspraken vastleggen en de opvolging regelen door bij te sturen waar dat nodig is. Al die stappen vragen om één fundament: geobjectiveerde gegevens en feedback om de dialoog te starten en de ontwikkeling te blijven volgen.

Daarmee kun je de traditionele aanpak met drie geïsoleerde momenten per jaar (doelen stellen, voortgang bespreken en beoordelingsgesprek) loslaten. Een jaarlijks bloemetje op je trouwdag houdt immers ook geen huwelijk levend. De gesprekscyclus evolueert dan tot een laagdrempelig, doorlopend ontwikkelgesprek tussen leidinggevende en medewerker, met vaker een kort contactmoment met een coachend karakter.

360 graden feedback als gespreksagenda

Objectiveren kan op verschillende manieren. 360 graden feedback benutten is daarin al een grote stap, want constructieve feedback is onmisbaar voor de ontwikkeling van medewerkers. Feedback van medewerkers zelf en van relevante mensen uit hun omgeving, zoals managers, collega’s, (interne) klanten of andere partijen, blijkt vaak de ‘missing link’ om de gesprekkencyclus te verbeteren.

Voor een ondernemer of leidinggevende alleen is het lastig om medewerkers te beoordelen, zeker als je ze niet altijd ziet. Dat gebeurt steeds vaker. Laat dan ook anderen meedenken die dichterbij staan en hun eigen beeld hebben. Dat kan laagdrempelig, bijvoorbeeld met de 360 graden feedback vragenlijst van hrmforce.

De ‘360 graden’ staan voor de verschillende perspectieven van waaruit feedback binnenkomt, over vaardigheden, capaciteiten, persoonlijkheid en motivatie. Zo komen prestaties en ontwikkelkansen laagdrempelig in beeld, als basis voor de dialoog tussen medewerker en leidinggevende én voor de voortgangsgesprekken over ontwikkeling en de behoeften daarin.

Persoonlijkheid in beeld met de Big50

In een persoonlijk ontwikkeltraject speelt de persoonlijkheid van een medewerker mee. Een persoonlijkheidstest zoals de Big Fifty (Big50) levert dan geobjectiveerde gegevens voor het gesprek. Dit is de meest gebruikte en onderzochte persoonlijkheidstheorie.

De Big50 vertaalt een persoonlijkheidsprofiel naar competenties die verder te ontwikkelen zijn. Per competentie krijg je een indicatie van de mate waarin een medewerker die competentie kan ontwikkelen, gebaseerd op zijn persoonlijkheid en op de vijf belangrijkste persoonlijkheidsfactoren voor gedrag in werksituaties (Neuroticisme, Extraversie, Openheid, Consciëntieusheid en Aanpassen).

Continuïteit met eerlijke gesprekken

Om afspraken en doelen vast te leggen en de voortgang te monitoren, gebruik je de Development Module van hrmforce, met verschillende digitale gesprekscycli. Dat houdt de gesprekscyclus geobjectiveerd en doorlopend.

Daarna moet het vooral in de contactmomenten zelf gebeuren: een open en eerlijke dialoog in een veilige gespreksomgeving. Waar het voortgangsgesprek nu nog eenrichtingsverkeer is vanuit de werkgever of leidinggevende, levert luisteren en ruimte geven aan dialoog juist informatie op over de ontwikkeling van medewerkers, teams of de hele organisatie. Bijvoorbeeld over wat er nodig is om bepaalde doelstellingen te verwezenlijken.

Naast openheid is eerlijkheid bepalend. Draai niet om de hete brij heen en stel het direct en constructief aan de orde. Niet iedere medewerker functioneert naar behoren, soms heeft iemand veel meer in zijn mars dan hij laat zien en soms legt iemand de lat juist te hoog. Een medewerker hoort in een voortgangsgesprek duidelijkheid te krijgen over de vraag of hij naar behoren functioneert, doelstellingen haalt en effectief gedrag vertoont, zeker als dat niet zo is. Meetbare, geobjectiveerde gegevens brengen zo’n gesprek meteen op het juiste niveau.

Vier stappen naar een moderne gesprekscyclus

Wie talenten, mensen en hun ontwikkeling centraal stelt, stemt de ontwikkelcyclus daar flexibel op af. Een eenzijdig proces vanuit de organisatie of leidinggevende groeit zo naar een gezamenlijk proces met coaching en ontwikkelgesprekken, waarin manager en medewerker samen de doelen en de koers bepalen en daar ook samen verantwoordelijk voor zijn. Deze vier stappen brengen je daar.

1. Begin de dialoog

   Begin het gesprek met medewerkers over hun talenten, competenties en ambities. Waar wil iemand over drie jaar staan, en hoe kan de organisatie daarbij helpen? Feedbackvragenlijsten bieden hierbij ondersteuning.

2. Korte termijn resultaatafspraken

   Naast de dialoog over talent en persoonlijke ontwikkeling maken resultaatafspraken de gesprekscyclus doelgericht en concreet. Kijk daarbij verder dan de langere termijn en maak ook afspraken voor de kortere termijn, bijvoorbeeld eens per kwartaal.

3. Evalueren zonder te veroordelen

   Houd bij de evaluatie van resultaatafspraken het ontwikkelgesprek leidend, zodat er geen nieuw beoordelingsgesprek of zelfs ‘veroordelingsgesprek’ ontstaat. Bespreek wat er werkt, wat beter kan en wat nodig is om de gestelde doelen te halen. Kijk verder dan KPI’s en bespreek ook de resultaten, competenties en het gedrag van een medewerker.

4. Organisatietools

   Ook teams en de organisatie als geheel hebben hulpmiddelen nodig om die dialoog tussen medewerkers en leidinggevenden te kunnen voeren. Bepaal welke tools jouw organisatie daarvoor nodig heeft en wat 360 graden feedback of andere feedbackvragenlijsten toevoegen aan de coachende dialoog.