Voorbeeld gedragscode voor werknemers

Deze voorbeeld gedragscode voor werknemers hoort bij je werknemershandboek en brengt je verwachtingen duidelijk en tactvol over: kleding, internet en telefoon, sociale media, belangenverstrengeling, relaties en bezoek.

Houd er rekening mee dat dit template geen juridisch document is en mogelijk niet met alle relevante wetten op lokaal en nationaal niveau rekening houdt. Vraag je advocaat om het definitieve beleidsdocument of het handboek te controleren.

Wat deze gedragscode regelt

De code behandelt twaalf onderwerpen, van kledingvoorschriften tot werving op de werkvloer. Tekst tussen haken vul je in voor je eigen organisatie.

• Kledingvoorschriften
• Cyberbeveiliging en digitale apparaten
• Internetgebruik
• Mobiele telefoon
• Zakelijke e-mail
• Sociale media
• Belangenverstrengeling
• Relaties met werknemers
• Vriendschappen en daten
• Werkgelegenheid voor familieleden
• Bezoekers op de werkplek
• Werving of verspreiding

Gedragscode voor werknemers

Als werknemer ben je verantwoordelijk voor je gedrag tijdens het werk. Hieronder lees je wat we van je verwachten. We beschrijven niet elke situatie en vertrouwen erop dat je je gezonde verstand gebruikt. Loop je ergens tegenaan of heb je een vraag, neem dan contact op met je manager of HR-manager.

Kledingvoorschriften

De officiële dresscode van ons bedrijf is [Zakelijk / Zakelijk informeel / Smart informeel / Informeel.] Dit omvat [broeken / schoenen (instappers) / blouses / laarzen.] Je functie geeft daarnaast een aanwijzing: ontmoet je regelmatig klanten of prospecten, kleed je dan formeler. We verwachten dat je verzorgd aan het werk gaat en onprofessionele kleding zoals trainingskleding vermijdt.

Voldoe je aan deze richtlijnen, dan stellen we verder geen eisen aan het soort kleding en accessoires.

Verzorgingsstijlen, kleding en accessoires die te maken hebben met religieuze overtuiging, etniciteit of een handicap zijn toegestaan.

Cyberbeveiliging en digitale apparaten

Dit deel gaat over alles wat digitaal is op het werk. De richtlijnen voor computers, telefoons, internetverbinding en sociale media beschermen de veiligheid en de bezittingen van het bedrijf.

Gebruik van het internet

De zakelijke internetverbinding is vooral bedoeld voor werk. Je mag hem af en toe privé gebruiken zolang je verantwoordelijkheden daar niet onder lijden. Vragen we je om persoonlijke activiteiten die de verbinding vertragen tijdelijk stop te zetten, zoals het uploaden van foto's, dan doe je dat.

Gebruik de internetverbinding niet om:

• Obsceen, beledigend of illegaal materiaal te downloaden of uploaden.
• Vertrouwelijke informatie naar ongeautoriseerde ontvangers te verzenden.
• De privacy van een ander te schaden en toegang te krijgen tot gevoelige informatie.
• Illegale films, muziek, materiaal of software te downloaden of uploaden.
• Potentieel gevaarlijke websites te bezoeken die de veiligheid van ons netwerk en onze computers schaden.
• Ongeoorloofde of illegale acties uit te voeren, zoals hacken, frauduleus handelen, en het kopen of verkopen van illegale goederen.

Mobiele telefoons

Je mag je mobiele telefoon op het werk gebruiken. Zorg wel dat het apparaat je niet van je werk houdt en geen overlast geeft. Daarvoor gelden een paar regels:

• Gebruik je telefoon op een manier die je werk ten goede komt (zakelijke gesprekken, productiviteits-apps, agenda's.)
• Houd persoonlijke oproepen kort en voer ze in een lege vergaderruimte of gemeenschappelijke ruimte, zodat je je collega's niet stoort.
• Vermijd games op je telefoon en overmatig sms'en.
• Laat je telefoon met rust terwijl je een bedrijfswagen bestuurt, om welke reden dan ook.
• Neem geen vertrouwelijke informatie op met je telefoon.
• Download of upload geen ongepast, illegaal of obsceen materiaal via onze zakelijke internetverbinding.
• Gebruik je telefoon niet in gebieden waar dat expliciet verboden is (bijvoorbeeld in laboratoria).

Zakelijke e-mail

E-mail is onmisbaar voor ons werk. Gebruik je zakelijke e-mailapplicatie daarom hoofdzakelijk voor je werk. Bepaalde vormen van persoonlijke communicatie staan we toe.

• Werkgerelateerd gebruik.
  • Voor je werk gebruik je de e-mailapplicatie zonder beperkingen. Je meldt je bijvoorbeeld aan voor nieuwsbrieven en online diensten die je helpen bij je werkzaamheden of je professionele groei.
• Persoonlijk gebruik.
  • Privé mag je de e-mailapplicatie gebruiken zolang je dat veilig doet, niet spamt en geen vertrouwelijke informatie doorgeeft. Denk aan mailen met vrienden en familieleden, of het downloaden van e-boeken, handleidingen en andere veilige documenten.

Onze algemene verwachtingen

Hoe je je zakelijke e-mailapplicatie ook gebruikt, dit verwachten we dat je vermijdt:

• Aanmelding voor illegale, onbetrouwbare, respectloze of verdachte websites en services.
• Verzending van ongeautoriseerde marketingboodschappen of e-mails.
• Aanmelding voor services van een concurrent, tenzij je daar toestemming voor hebt.
• Verzending van beledigende of discriminerende berichten en boodschappen.
• Het spammen van e-mailboxen van anderen, ook die van je collega's.
• Gebruik verder sterke wachtwoorden en let op e-mails met malware of pogingen tot phishing. Twijfel je of een ontvangen e-mail veilig is, neem dan contact op met onze [Beveiligingsspecialisten.]

Sociale media

Twee soorten gebruik vragen aandacht: persoonlijke sociale media op het werk, en het vertegenwoordigen van ons bedrijf via sociale media.

Persoonlijke sociale media op het werk

Je mag op het werk bij je persoonlijke accounts. We verwachten dat je je aan ons beleid houdt en productief blijft. Concreet vragen we je om:

• Zelfdiscipline. Laat je niet op een zijspoor zetten door je sociale platformen.
• Anderen te laten weten dat je uitingen op persoonlijke accounts niet uit naam van ons bedrijf zijn. Gebruik bijvoorbeeld een disclaimer zoals 'de geuite meningen zijn de mijne'.
• Geen intellectuele eigendommen (bijvoorbeeld handelsmerken) of vertrouwelijke informatie te delen. Overleg eerst met je manager of PR-functionaris voordat je bedrijfsnieuws deelt dat nog niet officieel is afgekondigd.
• Lasterlijke, beledigende of denigrerende opmerkingen te vermijden. Je mag het anti-intimidatiebeleid van ons bedrijf even terzijde schuiven als je collega's, klanten of partners om informatieve redenen op de hoogte wilt brengen van het bestaan van dergelijke berichten.

Vertegenwoordiging van ons bedrijf via sociale media

Gebruik je onze sociale media-accounts of spreek je namens ons bedrijf, dan bescherm je het imago en de reputatie van het bedrijf. Concreet vragen we je om:

• Respectvol, beleefd en geduldig te zijn.
• Zo weinig mogelijk te spreken over zaken buiten je expertisegebied.
• Ons beleid te volgen ten aanzien van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, en je aan de wet te houden met betrekking tot auteursrechten, handelsmerken, plagiaat en redelijk gebruik (fair use).
• Met onze [PR / Marketing-afdeling] te overleggen voordat je een belangrijk bericht deelt dat veel mensen bereikt.
• Opmerkingen niet zonder reden te verwijderen of te negeren.
• Mogelijk misleidende of foutieve berichten zo snel mogelijk te corrigeren of verwijderen.

Belangenverstrengeling

Bij belangenverstrengeling passen je persoonlijke doelen niet meer bij je verantwoordelijkheden tegenover ons. Bezit je bijvoorbeeld aandelen van een van onze concurrenten, dan is daar sprake van.

Je kunt ook met ethische kwesties te maken krijgen. Steekpenningen aannemen levert je financieel voordeel op, terwijl het illegaal is en in strijd met de ethische gedragscode van ons bedrijf. Ontdekken we dergelijk gedrag, dan verlies je je baan en kun je in juridische problemen komen.

Wees daarom waakzaam en signaleer omstandigheden die belangenverstrengeling kunnen veroorzaken, bij jezelf en in je directe omgeving. Volg ons beleid en handel in het belang van ons bedrijf. Laat je persoonlijke of financiële belangen niet botsen met je werk. Kom je voor een ethisch dilemma te staan, bespreek dat dan met je manager of HR-manager. We lossen de zaak samen met je op.

Relaties tussen werknemers

Relaties tussen werknemers horen passend en harmonieus te zijn. Daarvoor gelden de richtlijnen hieronder, met als uitgangspunt dat je je professioneel gedraagt.

Vriendschappen en daten

Dit gaat over daten met of bevriend raken met je collega's. Onder 'daten' verstaan we in dit beleid wederzijdse romantische en seksuele relaties. Bij relaties die niet met wederzijdse goedkeuring plaatsvinden is sprake van seksueel geweld, en dat verbieden we expliciet.

Daten met collega's

Date je met een collega, blijf dan te allen tijde professioneel en houd persoonlijke discussies buiten onze werkomgeving.

Daten met managers

Superieuren daten niet met hun directe ondergeschikten. Dat voorkomt beschuldigingen van vriendjespolitiek, misbruik van autoriteit en seksuele intimidatie. Deze beperking geldt voor elke manager tegenover een ondergeschikte.

Werk je als ingehuurde manager, dan huur je je partner niet in voor je eigen team. Je kunt hen doorverwijzen naar een baan bij andere teams of afdelingen waar je niet leidinggeeft of verantwoordelijk bent voor het inhuren van personeel.

Vriendschappen op het werk

Werknemers die samenwerken mogen vriendschappelijke betrekkingen aanknopen, op het werk en daarbuiten. We moedigen dat aan, omdat het communicatie en samenwerking helpt. Houd daarbij je aandacht bij je werk en persoonlijke geschillen buiten je werkomgeving.

Werkgelegenheid voor familieleden

Wie ons bedrijf inhuurt, overplaatst of promoveert, kiezen we op vaardigheden, karakter en arbeidsethos. Nepotisme, vriendjespolitiek en belangenverstrengeling accepteren we niet, dus gelden er beperkingen bij het aannemen van familieleden van werknemers.

Onder "familielid" verstaan we iemand die tot in de derde graad bloed- of aanverwant is van een werknemer. Dit omvat: ouders, grootouders, schoonouders, echtgenoten, samenwonenden, kinderen, kleinkinderen, broers, zussen, ooms, tantes, neven, nichten, stiefouders, stiefkinderen en geadopteerde kinderen.

Familieleden mogen voor ons bedrijf werken. Dit zijn de enige beperkingen:

• [Er mag tussen familieleden geen werkrelatie zijn van toezichthoudende versus ondergeschikte.]
• [Je mag niet worden overgeplaatst, gepromoveerd of ingehuurd door een familielid als er sprake is van een directe gezagsverhouding.]
• [Je mag geen deel uitmaken van een wervingscommissie waar een familielid wordt beoordeeld voor een functie.]
• Kom je in de positie van manager en ondergeschikte terecht nadat jullie beiden in dienst zijn getreden, dan moeten we mogelijk [een van jullie overplaatsen].

Bezoekers op de werkplek

Wil je een bezoeker uitnodigen op onze kantoren, vraag dan eerst toestemming aan onze [HR-manager / Beveiligingsfunctionaris / Afdelingsmanager]. Informeer ook onze [receptie / frontoffice] over de aankomst van je bezoeker. Bezoekers tekenen en kunnen zich identificeren. Ze krijgen een pasje en geven dat terug aan de [receptie / frontoffice] zodra hun bezoek is afgerond.

Ontvang je kantoorbezoekers, dan heb je ook verantwoordelijkheden. Je dient:

• Altijd een oogje op je bezoekers te houden (vooral als ze minderjarig zijn.)
• Je bezoekers uit de buurt te houden van gevaarlijke machines, chemicaliën, vertrouwelijke documenten of gevoelige apparatuur.
• Te voorkomen dat je bezoekers je collega's bekeren, om donaties vragen of vragen deel te nemen aan activiteiten terwijl zij zich op ons terrein bevinden.

Wie bestellingen, post of pakketten voor werknemers aanlevert, komt niet verder dan de receptie of het hek van ons gebouw. Verwacht je een levering, dan informeren [frontofficemedewerkers / beveiligingsmedewerkers] je wanneer je die op kunt halen.

Werving of verspreiding

Onder werving verstaan we elke vorm van vragen om geld, ondersteuning of deelname in verband met producten, groepen, organisaties of zaken die geen verband houden met ons bedrijf, zoals zendingswerk en het vragen om handtekeningen voor petities. Onder verspreiding verstaan we het verspreiden van literatuur of materiaal voor commerciële of politieke doeleinden.

Niet-werknemers mogen op onze werkplekken niet werven of verspreiden. Als werknemer mag je je collega's alleen iets vragen als je:

• Hulp van collega's wilt hebben bij het organiseren van evenementen voor een andere werknemer (bijvoorbeeld in verband met adoptie, geboorte van een kind, promotie, pensionering).
• Steun zoekt voor een aangelegenheid, een goed doel of een inzamelingsactie die gesponsord, gefinancierd en georganiseerd wordt of geautoriseerd is door ons bedrijf.
• Collega's uit wilt nodigen voor werknemersactiviteiten met een geautoriseerd niet-zakelijk doel (bijvoorbeeld recreatie, vrijwilligerswerk.)
• Collega's wilt vragen deel te nemen aan werkgerelateerde activiteiten of groepen die wettelijk beschermd zijn (bijvoorbeeld vakbonden).
• In alle gevallen geldt: stoor of leid je collega's niet af van hun werk.

Disclaimer:

Houd er rekening mee dat dit template geen juridisch document is en mogelijk niet met alle relevante wetten op lokaal en nationaal niveau rekening houdt. Vraag je advocaat om het definitieve beleidsdocument of het handboek te controleren.