Digitale gesprekscyclus inrichten: dit zijn de aandachtspunten

Een digitale gesprekscyclus legt alle gesprekken tussen medewerker en leidinggevende op één plek vast, van het dagelijkse actielijstje tot het jaargesprek. Dat helpt bij het goede gesprek, bij de ontwikkeling van medewerkers en teams en bij hybride werken.

Waar let je op als je zo'n cyclus inricht? Deze aandachtspunten bepalen of de cyclus straks ook echt gebruikt wordt.

Wat een digitale gesprekscyclus oplevert

De gesprekscyclus omvat alle momenten waarop een leidinggevende met medewerkers praat over functioneren en ontwikkeling. Leg je die vast in een online platform, dan ontstaat een laagdrempelig gespreksdossier en tegelijk een overzichtelijk dashboard voor de ontwikkeling van medewerkers en teams. Organisaties benutten dat vaak om een maatwerk gesprekscyclus op te zetten of om hybride werken te ondersteunen, waarbij mensen flexibeler thuis en op kantoor werken.

Workflows per ontwikkelcyclus

Organisaties kennen meerdere ontwikkelcycli naast elkaar: van het dagdagelijkse actielijstje (Bila) en een basale ontwikkelcyclus tot de ontwikkel- en jaargesprekken en het organiseren en monitoren van de hele jaarcyclus. Richt voor elk daarvan een eigen workflow in, anders valt een deel van de gesprekken buiten het systeem. Alle varianten van de gesprekscyclus zitten in de software van hrmforce; verderop lees je per vorm wat je vastlegt.

Wat de traditionele cyclus kost

Naast het centraal vastleggen van gesprekken is de inhoud vaak de aanleiding om over te stappen: organisaties willen de dialoog op de werkvloer flexibeler en meer op maat voeren. De gesprekscyclus vernieuwen is vaak ook nodig, want de traditionele aanpak kost veel tijd en geld en levert weinig op of werkt zelfs contraproductief. Dat bleek in 2018 al uit zevenjarig onderzoek aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Onderzoeker en docent HRM Kilian Wawoe pleit daarom voor meer focus op ontwikkeling met continue, motiverende coaching.

Medewerkers, managers en HR-professionals doopten die traditionele gesprekken destijds tot ‘moetjes’ en ‘veroordelingsgesprekken’. 90% van de HR-professionals vond de gesprekken onvoldoende, 95% van de managers was ontevreden over de gesprekscyclus en 66% van de medewerkers gaf aan slechter te presteren door zo'n cyclus.

De vernieuwde gesprekscyclus scoorde toen al beduidend beter en op de huidige krappere arbeidsmarkt zal dat zeker niet minder zijn. Medewerkers willen doorlopend aandacht voor hun prestaties. Een continue dialoog past daarbij en laat de medewerkersbetrokkenheid met 280% toenemen. De teamproductiviteit stijgt met een ontwikkelgerichte gesprekscyclus 26%, terwijl het vrijwillig verloop en het ziekteverzuim volgens het onderzoek dalen met 41% en 43%.

Doorlopende coaching het hele jaar

Wat de onderzoeker ook opviel: teams bij organisaties die op topniveau presteren werken allemaal met doorlopende coaching. Teamleden horen het hele jaar door hoe ze hebben gepresteerd en hoe het beter kan. Dat verhoogt hun prestaties en hun tevredenheid en verlaagt de kans op stress en een burn-out.

“De beste teams worden ook nooit beoordeeld met een uitgebreide beoordelingsschaal, maar hoogstens met 'geschikt' en 'ongeschikt'. Op je rijbewijs staat ook niet hoe goed je kunt rijden: het voldoet of het voldoet niet. Als je vervolgens een betere chauffeur wil worden, moet je gecoacht worden op basis van je rijgedrag”, aldus Wawoe.

Hybride werken vraagt 360 graden feedback

Werken medewerkers en leidinggevenden vaker op afstand, dan wordt leidinggeven op afstand belangrijker. Dat vraagt andere feedback en blijvende aandacht voor de ontwikkeling van werkenden. Onderzoek aan de Radboud Universiteit liet in 2022 expliciet zien hoe hybride werken doorwerkt in de gesprekscyclus. In dit onderzoek kwam ook naar voren dat 360 graden feedback onmisbaar is om relevante informatie over werknemers te verzamelen.

Bij 360 graden feedback geven meerdere mensen rond een medewerker hun beeld van de prestaties: collega’s, leveranciers of klanten. Per medewerker of ontwikkeldoel bepaal je wie meedoet. Zo ontstaat vanuit verschillende invalshoeken een completer beeld van iemands functioneren, op de werkplek en thuiswerkend. Gebruik je hrmforce, dan staat de 360 graden feedback vragenlijst klaar. Praktische tips voor het gebruik lees je in dit artikel.

Digitale gesprekscyclus in de praktijk

Het functiehuis en de functieprofielen vormen meestal het uitgangspunt; daaromheen bouw je de uitgangspunten van de gesprekscyclus op. Geobjectiveerde vragenlijsten brengen de gesprekken sneller en onderbouwd op het juiste niveau.

Faciliteer daarnaast de gespreksvormen die je nodig hebt. Naast live gesprekken gaat het vaak om kortere digitale contactmomenten op afstand, steeds op een ander moment en voor een ander doel. Dit zijn vijf vormen en wat je erin vastlegt:

• Bila: Het dagelijkse actielijstje met concrete werkafspraken uit een bilateraal overleg, tussen leidinggevende en medewerker of tussen collega’s onderling. Leg naast algemene notities per afspraak vast wie wat wanneer uitvoert.
• Bila+: De basale ontwikkelcyclus voor vaak operationele medewerkers. Zij en hun leidinggevende starten zelf gesprekken op rond thema’s als Werk, Leren & Ontwikkelen, Gezondheid & Conditie, Samenwerking & Leiding en Familie & Sociale contacten. Die input levert een concrete actielijst op, met historie en voortgang direct gedocumenteerd.
• Ontwikkelgesprek: Onderdeel van een agile ontwikkelcyclus, met een frequentie die past bij de medewerker: voor trainees iedere twee weken, voor een ervaren senior eens per half jaar of jaar. Vaste onderdelen zijn Opleiding & Training, Documenten, Functieprofiel (hard & soft skills), 360 graden feedback en het Ontwikkelplan per competentie en resultaatgebied.
• Jaargesprek: Één jaarlijks gesprek waarin je evalueert en ontwikkelafspraken maakt. Je kunt daarbij ook de Vitaliteit van medewerkers meten en resultaatafspraken en competenties apart beoordelen, met daarna één ontwikkelplan. Digitale ondertekening door medewerker en leidinggevende rondt het gesprek af.
• Jaarcyclus: De klassieke gesprekscyclus met een plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Alle onderdelen uit de vier vorige vormen komen hierin terug, aangevuld met extra open vragen per fase voor medewerker en leidinggevende. Daarmee vang je de volledige traditionele cyclus digitaal op.

Kies bij de inrichting de vormen die bij jouw organisatie passen; hrmforce ondersteunt ze alle vijf. Begin bij de vorm die nu het meest knelt, meestal de Bila of het jaargesprek, en breid pas uit als die workflow in de praktijk loopt.