Eén competentietaal onmisbaar voor competentiegerichte interviews en gesprekken

Competentiegerichte interviews en gesprekken met kandidaten of medewerkers laten zien welke vaardigheden mensen al hebben en wat ze nog kunnen ontwikkelen. Dat maakt competentiemanagement concreet en zorgt voor doelgerichte selectie, coaching en ontwikkelgesprekken.

Daarvoor heb je twee dingen nodig: een heldere competentietaal en een vaste manier van vragen stellen.

Waar je competentiegerichte gesprekken voert

Bij veel organisaties zijn competenties de leidende factor bij het aannemen, ontwikkelen en coachen van medewerkers. Ze vormen het uitgangspunt van hrm-systemen en bepalen mede de in-, door- en uitstroom van personeel. Sturen en ontwikkelen op competenties helpt ook om resultaatgericht te werken, afgestemd op de organisatiedoelen. HR-professionals en leidinggevenden voeren daarom competentiegerichte selectiegesprekken, voortgangsgesprekken en coachingsgesprekken.

De eerste associatie is meestal Werving & Selectie, waarbij selectiegesprekken met gestructureerde interviews de competenties van kandidaten inzichtelijk maken. Bij het vernieuwen van de gesprekscyclus met waardevolle voortgangsgesprekken en bij coachingsgesprekken voor de ontwikkeling van medewerkers werkt dezelfde aanpak.

Één competentietaal

Een eenduidige competentietaal binnen de organisatie zorgt dat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt, wat misverstanden voorkomt. In een competentietaal leg je vast welke definitie je voor elke competentie hanteert en welk gedrag daarbij hoort. Organisaties verschillen hierin, dus een eigen, afwijkende taal komt voor. Je ontwikkelt zo’n taal zelf of je neemt een bestaande over.

Wie de hrm-software van hrmforce gebruikt, koppelt zijn eigen taal aan de tools of pakt de beschikbare competentietaal met een compleet competentieboek. Die taal telt 50 competenties, gebaseerd op de Big50, en maakt gedrag meetbaar en bespreekbaar. Per competentie krijg je de definitie met voorbeeldgedragingen op vier niveaus (beginner, operationeel, tactisch en strategisch), plus selectievragen, ontwikkeltips en adviezen voor coaching.

Concrete beschrijvingen maken het voor leidinggevenden en medewerkers makkelijker om over competenties te praten. Er ontstaat minder verwarring over het gedrag dat bij een competentie hoort, waardoor je beter op gedrag kunt sturen. Je eigen competentietaal integreer je in je HR-instrumenten voor Werving & Selectie, de performance cyclus, management development en het opleiden en ontwikkelen van medewerkers.

In deze video-uitleg zie je beide scenario’s: voor organisaties zonder en met een bestaande competentietaal.

Gestructureerd vragen stellen

Voor een systematische en zo objectief mogelijke aanpak gebruiken veel organisaties de STARR-methode, verderop uitgewerkt. Je vraagt een kandidaat of deelnemer naar concreet gedrag uit het (recente) verleden om zijn of haar competenties te onderbouwen. Talloze wetenschappelijke onderzoeken hebben uitgewezen dat dit een hogere voorspellende waarde heeft dan vragen hoe iemand zich in de toekomst denkt te gedragen in een bepaalde situatie.

Je bevraagt iemand over verschillende situaties in de werkomgeving en laat hem zelf vertellen hoe hij handelde, wat het resultaat was en wat de leerpunten waren. Zo krijg je zicht op bijvoorbeeld resultaatgerichtheid, aanpassingsvermogen, creativiteit, commercieel bewustzijn, flexibiliteit of innovatiekracht. Welke competenties tellen, hangt af van je organisatie, de betreffende functie en wat er in de toekomst nodig is.

Big50 competentiegesprek

Voor competentiegerichte interviews en gesprekken kun je de vele online beschikbare competentiegerichte vragenlijsten gebruiken, zoals deze. Koppel de vragen aan de competentieprofielen die voor jouw organisatie en functies gelden. Je kunt verder kijken door ook de kenmerken uit de Big50 persoonlijkheidstest bij de gespreksinhoud te betrekken.

Dat helpt bij loopbaanontwikkeling en bij het signaleren van high potentials. Een medewerker of leidinggevende kan in principe iedere competentie ontwikkelen, terwijl de ene vaardigheid zich lastiger laat bijsturen dan de andere. Hoe sterker een competentie door houding of persoonskenmerken wordt bepaald, hoe taaier de ontwikkeling. Kennis en vaardigheden ontwikkelen sneller.

Met scores uit de Big50 zoom je gericht in op competenties met de STARR-techniek. Bij hrmforce is hiervoor een interviewhandleiding beschikbaar. De Big50 vertaalt een persoonlijkheidsprofiel naar competenties die je verder kunt ontwikkelen, met per competentie een indicatie van de mate waarin een medewerker die competentie kan ontwikkelen. Die indicatie is gebaseerd op persoonlijkheid en op de vijf belangrijkste persoonlijkheidsfactoren voor gedrag in werksituaties (Neuroticisme, Extraversie, Openheid, Consciëntieusheid en Aanpassen).

STARR als interviewgids

Objectief blijven in selectie- of ontwikkelgesprekken lukt niet vanzelf. Met de STARR-methode voer je gesprekken die een zo objectief mogelijk beeld geven van een potentiële of bestaande medewerker, waardoor verschillende personen ook beter vergelijkbaar zijn.

Veel HR-professionals gebruiken STARR als hulpmiddel en interviewgids om ervaring en kennis bij mensen te toetsen. STARR staat voor Situatie (wat is de context), Taak (om wat voor taak ging het), Actie (welke acties zijn uitgevoerd) en Resultaat (wat was het gevolg), met regelmatig een extra R voor Reflectie. Vraag op elk van die punten door, zodat je zicht krijgt op de situatie en op de manier waarop een kandidaat of medewerker reageert.

Competentieprofielen en soorten competenties

Competenties zijn objectief waarneembaar en te beoordelen. Daardoor beoordeel je herkenbare vermogens en gedrag zonder diepgaande psychologische interpretaties te maken. De koppeling aan relevante en herkenbare taken of probleemsituaties in de werkomgeving maakt het bruikbaar in de praktijk.

Er bestaan in principe oneindig veel competenties. Om ze hanteerbaar te houden, selecteer je voor je eigen competentieprofielen de belangrijkste competenties per functie of rol. Een competentieprofiel bestaat vaak uit zes tot acht competenties, verdeeld over vier typen (kerncompetenties op organisatieniveau, afdelingscompetenties, leidinggevende competenties en functie- of rolcompetenties). Voor de meeste organisaties vormen de Big50 competenties een bruikbaar uitgangspunt.

Begin met één profiel voor een functie die je vaak invult, toets je gespreksvragen daarop en breid daarna uit naar de rest van de organisatie.