De juiste kandidaat op de juiste plek: 9 tips voor recruitment

De juiste kandidaat op de juiste plek krijgen kost tijd, zeker als een vacature snel ingevuld moet worden. Met een vaste werkwijze per vacature houd je de sollicitatieprocedure beheersbaar. Deze 9 tips voor recruitment lopen die werkwijze langs, van strategie en tijdlijn tot het beperken van vooroordelen.

1. Zorg voor een duidelijke strategie

Bepaal voordat je de vacature uitzet waaraan de ideale kandidaat voldoet. Gaat het om een 'junior' of een 'senior'? Heb je iemand met specifieke kennis nodig of juist iemand die breed inzetbaar is? En hoe strikt zijn die eisen? Analyseer per vacature de functie en vertaal die analyse naar functie-eisen. Vervul je meerdere vacatures tegelijk, rangschik ze dan van hoge naar lage prioriteit.

2. Maak een tijdlijn

Is er een harde deadline, bijvoorbeeld omdat er binnenkort een project start waarvoor de nieuwe arbeidskracht onmisbaar is? Dan bepaalt een tijdlijn of je de kandidaat op tijd vindt en aanneemt. Zo'n tijdlijn maak je op basis van bestaande data: hoelang duurde het in het verleden bij soortgelijke kandidaten voordat zij werden aangenomen? Met dat gegeven plan je terug vanaf de gewenste startdatum.

3. Werk samen met andere teams

Betrek de teams die straks met de nieuwe collega te maken krijgen, dan vergroot je de kans op de juiste match. Verloopt een belangrijk deel van de communicatie online, dan helpt een solide ATS Recruitment Systeem om het wervingsproces te beheren.

4. Houd kandidaten bij in een ATS

Met een applicant tracking system (ATS) zie je per kandidaat op welke functie iemand heeft gesolliciteerd, in welk stadium van het sollicitatieproces die zit en wat de bevindingen tot dusver zijn. Dat vervangt losse lijstjes en mailwisselingen, en je ziet in een oogopslag waar het proces stokt.

5. Maak het makkelijk om te solliciteren

Hoe minder drempels een sollicitatie kent, hoe meer mensen hem afmaken. Zorg dat solliciteren werkt op computer, tablet en telefoon. Stuur elke kandidaat een notificatie zodra de sollicitatie binnen is en leg daarin uit hoe de procedure verder verloopt.

6. Stel dezelfde vragen tijdens de interviews

Geef alle kandidaten gelijke kansen: stel dezelfde vragen in dezelfde volgorde en laat steeds dezelfde collega's bij het sollicitatiegesprek aanschuiven. Daardoor worden de antwoorden onderling vergelijkbaar.

7. Wees consistent

Evalueer elke kandidaat op dezelfde manier, met dezelfde criteria. Zo leg je kandidaten naast elkaar en bepaal je wie het beste bij de organisatie past.

8. Verzamel gegevens

Leg van eerdere wervingsprocessen vast wat er gebeurde en hoelang elke stap duurde. Met die gegevens herken je knelpunten die zich eerder voordeden en stuur je het volgende proces op tijd bij.

9. Voorkom vooroordelen

Vooroordelen horen nergens in de sollicitatieprocedure thuis, in geen van de stappen. Betrek meerdere personen met verschillende achtergronden bij de sollicitatiegesprekken. Baseer je oordeel daarna op de feiten uit die gesprekken en houd je persoonlijke gevoelens erbuiten.

Begin met de tip waar jouw proces nu het meeste op vastloopt. Vaak is dat de eerste: leg functie-eisen en tijdlijn schriftelijk vast en zet de vacature pas daarna uit.