De Reflector Appraisal kan worden ingezet ten behoeve van het structureren van gesprekken tussen een medewerker en diens leidinggevende over de mate waarin de medewerker de vereiste competenties in het werk beheerst en wat er nog verbeterd kan worden. Periodiek vindt dat doorgaans plaats in de vorm van een functionering- of beoordelingsgesprek. De Reflector Appraisal is een beoordelingslijst met betrekking tot de relevante competenties voor de functie van de medewerker. Medewerker en leidinggevende vullen die lijst beide voorafgaand aan het gesprek daarover in.
De Reflector Appraisal geeft een overzicht van de verschillen tussen het oordeel van de medewerker over zichzelf en de oordelen van diens leidinggevende. Dit overzicht wordt voor de relevante competenties voor de functie als geheel gegeven maar ook voor daarbij behorende concrete gedragsindicatoren. De genoemde informatie wordt overzichtelijk in een grafisch overzicht gepresenteerd met behulp van eenvoudige en beknopte toelichtende tekstjes.