Met welke HR instrumenten selecteer je het beste personeel?
Het aantrekken van het juiste personeel kan het verschil maken voor de organisatie. Ook zijn organisaties meer dan ooit alert op het behouden van hun talenten. Selecteren is een vak op zich. Wij krijgen regelmatig vragen omtrent het selectieproces. Denk aan: Welke selectiemethoden gebruik je en welke leveren het meeste resultaat op? Wat doe je bijvoorbeeld met een potentiële medewerker van 38 jaar die tijdens de economische crisis ruim een jaar zonder werk heeft gezeten, qua persoonlijkheid een wat eigenwijze indruk achterlaat, maar van alle sollicitanten wel het beste uit een test komt waarin de intelligentie werd gemeten?
In dit artikel:
1. Aan de poort van het selectieproces – Het CV
Het curriculum vitae (cv) is van oudsher het eerste selectiemiddel dat recruiters gebruiken om het kaf van het koren te scheiden. Aan de poort van het selectieproces gaat het echter al regelmatig mis. Recruiters laten zich soms sneller verleiden door een foto of de naam van een kandidaat dan de relevante informatie die op het cv staat. Knappe sollicitanten blijken veel vaker te worden uitgenodigd voor een gesprek dan minder knappe personen, wijst een onderzoek van CVster uit. Door het versturen van zo’n 300 vrijwel identieke cv’s van twee fictieve (knappe en minder knappe) mannelijke en vrouwelijke sollicitanten bleek dat 43% van de knappe sollicitanten een positieve reactie ontving tegen 15% van de minder knappe.
Een soortgelijk onderzoek werd uitgevoerd naar de achtergrond van de sollicitant. Er werden 480 vrijwel identieke sollicitatiebrieven verstuurd naar bedrijven in verschillende branches. Van de vier afzenders hadden er drie een niet Nederlands klinkende naam. Door middel van email tracking software werd nagegaan of de mail werd geopend en of erop werd gereageerd. Het bleek dat de mail van de sollicitant met de Nederlands klinkende naam vaker werd geopend en vaker een positieve reactie ontving.
Het cv mag dan zijn dienst bewijzen als visitekaartje van de sollicitant, of het daarmee ook een betrouwbaar instrument is voor het selecteren van nieuwe medewerkers, daar kun je je twijfels over hebben.
2. Kopje koffie? Een eerste gesprek
Wilt u een kopje koffie? Hoe vaak zal die vraag al niet zijn gesteld aan het begin van een sollicitatiegesprek. Het is een ideale ijsbreker en moet de kandidaat op zijn gemak stellen. Als uitvinders van het begrip gezellig, vinden we in Nederland de gezelligheidsfactor meestal een belangrijk onderdeel van de sollicitatieprocedure. In veel organisaties zien interviewers het dan ook vooral als hun taak om kandidaten op hun gemak te stellen en een ‘gezellig’ gesprek bij de koffie te voeren waarin persoonlijke vragen centraal staan. Dat een ‘kopje koffie, thee of iets anders?’, een belangrijk onderwerp is, blijkt ook uit het feit dat je het veelvuldig tegenkomt op websites die sollicitanten van adviezen voorzien. “Zeg nee tegen koffie”, is de eerste tip van 10 die de site Hi-Re zijn lezers meegeeft. Ook de website van Monsterboard gaat in op het thema ‘koffie drinken’. Het advies luidt dat water de veiligste optie is. “Je kunt aan koffie of thee je mond branden en door de zenuwen is de kans op morsen groot.”
Candidate experience
Er is overigens helemaal niets mis met het creëren van een gemoedelijke sfeer tijdens een sollicitatiegesprek. Of de sollicitant nu wel of niet de juiste kandidaat blijkt te zijn, het kan geen kwaad wanneer deze een goed gevoel heeft over de sollicitatieprocedure. Negatieve ervaringen van sollicitanten kunnen onverwachte gevolgen hebben. Ze vertellen het aan vrienden en familie, klagen over de potentiële werkgever op sociale media en besluiten bovendien meer dan eens om geen producten of diensten meer af te nemen van het bedrijf waar ze solliciteerden. Het overkwam een grote organisatie als Virgin. De negatieve ervaringen van sollicitanten kostte het bedrijf zo’n 5 miljoen aan omzet!
Optimale sollicitatiebeleving
Het recruit management nam maatregelen en stelde een ‘gouden standaard interviewprogramma’ op. Kandidaten moesten voortaan kunnen rekenen op een optimale sollicitatiebeleving. Dit hield onder meer in dat de interviewer de sollicitant positief moest benaderen. Ook werd voortaan aan iedereen op een constructieve manier uitgelegd waarom ze niet geschikt waren voor een bepaalde functie. Bovendien kregen de afgewezen kandidaten gratis adviezen hoe zij bepaalde dingen konden verbeteren. Deze omwenteling in de candidate experience wierp al snel zijn vruchten af. Niet alleen resulteerde het in duidelijk meer tevreden sollicitanten, maar ook nog eens in een vermindering van de werving- en selectiekosten en een stijging van het aantal klanten.
Freestylen tijdens ongestructureerd sollicitatiegesprek
Het sollicitatiegesprek is zonder meer een van de meest toegepaste selectiemethoden bij het werven van nieuw personeel. Tijdens het traditionele interview wordt nogal eens gefreestyled. De term ‘freestylen’ is afkomstig uit de hiphop en is een manier waarop rappers spontaan elkaar aanvullen (of tegenspreken) en ter plekke een tekst verzinnen. Bij een ongestructureerd interview, zoals dat in vakjargon wordt genoemd, gaat het er eigenlijk net zo aan toe. Er is van te voren niet bepaald welke richting het gesprek uit zal gaan. Van enige structuur is nauwelijks sprake. Het gesprek ontwikkelt zich vooral aan de hand van de antwoorden van de kandidaat. De interviewer haakt hier op in. Heb je vijf kandidaten op bezoek dan levert dit vaak 5 verschillende gesprekken op. Hoe weet je aan de hand van dergelijke interviews wie de beste kandidaat is? Ga je puur af op intuïtie, ervaring, vooroordelen of spelen rationele afwegingen en meetbare factoren ook een rol?
Inzicht in de persoon
Natuurlijk heeft zo’n gesprek dat zich afspeelt in een schijnbaar informele sfeer en vooral gericht is op persoonlijke vragen zijn voordelen. Wanneer je een nieuwe medewerker aanneemt, wil je tenslotte weten wat voor persoon je in huis haalt, wat zijn drijfveren zijn en of deze past binnen de organisatie. Juist door de gemoedelijke sfeer is de kans groot dat de kandidaat meer van zichzelf laat zien. Je krijgt een beter beeld van de persoonlijkheid. Althans dat zou je mogen verwachten.
Betrouwbaarheid
“Vertel eens iets over jezelf”, is dan ook een veelgebruikte openingsvraag. Die vraag is natuurlijk niet bedoeld om erachter te komen waarom de kandidaat zo van koffie houdt, Ajax supporter is of in zijn vrije tijd de natuur in trekt. Je wilt vooral meer weten over zijn motivatie en waarom deze sollicitant denkt de juiste persoon te zijn voor de openstaande vacature. De meeste sollicitanten, als ze zich tenminste goed hebben voorbereid, weten dat wanneer een dergelijke vraag wordt gesteld, ze enthousiast moeten vertellen over hun passie en talenten en dit zo in het antwoord inbedden dat helemaal duidelijk wordt waarom zij prima geschikt zijn voor de job. Een van de eerder genoemde sites, geeft zelfs als advies: “Vertel niet over jezelf”. Met een dergelijke vraag kun je alle kanten op, het biedt volop kansen en daar moet je gebruik van maken door met het antwoord direct aan de hand van je kennis en ervaringen duidelijk te maken waarom de functie jou op het lijf geschreven is. Kortom, hoe betrouwbaar is het antwoord? Hoe prik je door de mooie praatjes heen?
Assessments: persoonlijkheidstest
Naast het persoonlijke gesprek kan een persoonlijkheidstest organisaties meer duidelijkheid verschaffen hoe het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat zich vertaald naar zijn kennis, vaardigheden en gedrag. Kandidaten krijgen bij een dergelijke test een lijst met zo’n 150 vragen voorgelegd. De test baseert de scores van de kandidaat op openheid, extraversie, neuroticisme, aanpassen en consciëntieusheid. Samen vormen ze de vijf belangrijkste persoonlijkheidsfactoren voor gedrag in werksituaties. Competenties als leiderschap, ondernemerschap, klantvriendelijkheid of behulpzaamheid kunnen met een dergelijke persoonlijkheidtest beter in kaart worden gebracht.
3. Gestructureerd interview
Van te voren de richting van het interview bepalen, gebeurt wel bij een gestructureerd sollicitatiegesprek. De interviewer heeft nagedacht over de criteria waarop een sollicitant zal worden beoordeeld. De kandidaat moet passen in een vooraf opgesteld functieprofiel. Kennis, expertise, vakbekwaamheid, het zijn waarden die je langs de meetlat kunt leggen. Voor alle vragen worden daarom normen en scores bepaald. Hierdoor ontstaan er geen misverstanden over wie er een positieve of een negatieve beoordeling krijgt. Alle kandidaten worden beoordeeld op basis van dezelfde vragen, criteria en normen. Dit maakt de kans een stuk kleiner dat subjectieve oordelen, zoals de eerste indruk, het halo-effect waarin je je laat ‘betoveren’ door één goede eigenschap van de kandidaat of het tegenovergestelde horn-effect waarin één negatieve eigenschap het voor de potentiële medewerker verknalt, een doorslaggevende rol zullen spelen bij de keuze van de juiste kandidaat.
Een hogere voorspellende waarde
De betrouwbaarheid van een gestructureerd interview is met andere woorden beduidend hoger dan de ongestructureerde variant en is een betere methode om de werkprestaties te voorspellen. Dat wordt ook bevestigd door het onderzoek Personeelsselectie in Nederland dat detacheringsbureau Yacht in samenwerking met de Universiteit van Amsterdam uitvoerde.
Kenmerken van een goed interview
In de praktijk blijkt dat organisaties de impact van goed voorbereide en gestructureerde interviews nogal eens onderschatten. Het ‘gesprek bij de koffie’ is nog altijd een veel toegepaste methode, terwijl de resultaten beduidend minder zijn als het gaat om de selectie van de juiste persoon op de juiste plek. 25 tot 38% van de aangenomen medewerkers blijkt na een jaar nog steeds succesvol en naar tevredenheid te functioneren. Bij gestructureerde interviews ligt dat aantal op 50% van de nieuwe medewerkers. Interviews zijn volgens het onderzoek dan ook pas een nuttig selectiemiddel wanneer ze voldoen aan een viertal kenmerken.
- Goed voorbereide en gerichte vragen met betrekking tot de belangrijkste functie-eisen
- Specifieke vragen over concreet gedrag vroeger, nu, en in de toekomst die ervoor moeten zorgen dat een kandidaat er niet met mooie praatjes vanaf komt.
- Voor iedereen dezelfde vragen
- Het hanteren van een scoringsmethodiek
Juiste selectiemethode is belangrijk
Het onderzoek bevestigt, zoals we ook al zagen in het voorbeeld bij Virgin, dat de keuze voor de juiste selectiemethoden van invloed is op het binnenhalen van goed personeel. Wanneer sollicitanten oneerlijk, onprettig of onverschillig worden bejegend, is dat van negatieve invloed op het aanbod van nieuwe sollicitanten.
Het onderzoek wijst verder uit dat naast gestructureerde interviews, waarbij de vragen SMART – specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden – zijn, ook capaciteitstesten en aantoonbare werkprestaties een hogere voorspellende waarde hebben.
Effectiviteit van personeelsselectie weinig gemeten
Slechts 20 procent van de Nederlandse organisaties meet de effectiviteit van hun personeelsselectie, zo valt in het onderzoek van de UVA te lezen. 50 procent van de organisaties maakt wel een terugkoppeling en vragen sollicitanten wat ze vonden van het selectieproces. Je kunt daar echter slechts gedeeltelijk waarde aan hechten omdat je niet weet in hoeverre sollicitanten het achterste van hun tong laten zien. Selecteurs prefereren vaak het eigen gevoel en vertrouwen in veel gevallen op het ongestructureerde interview. Daarmee negeren zij de meerwaarde van een gestructureerde manier van selecteren waarin kandidaten met elkaar worden vergeleken op basis van een objectief scoringssysteem.
Meer aandacht voor mentale capaciteit en bredere inzetbaarheid
Een van de aanbevelingen die uit het onderzoek naar voren komt, is dat selecteurs meer aandacht zouden moeten hebben voor de mentale capaciteit en bredere inzetbaarheid van een kandidaat. Er wordt volgens de onderzoekers te veel de aandacht gevestigd op specifieke kennis en vaardigheden. Dit is zonder twijfel nuttig voor vastomlijnde functies, maar is minder bruikbaar in een dynamische werkelijkheid waarin kennis en vaardigheden continu verder moeten worden ontwikkeld. De onderzoekers menen dat er een voorbeeld zou moeten worden genomen aan de selectiemethoden in de Verenigde Staten waarbij veel meer wordt gekeken naar de persoonlijkheid en intelligentie van de kandidaat.
4. Predicatieve validiteit – Schmidt & Hunter
Om te kunnen voorspellen of je de juiste medewerker in huis haalt, die niet alleen naar tevredenheid functioneert, maar ook na een jaar nog aan je organisatie verbonden is, zijn interviews (al dan niet gestructureerd) meestal niet voldoende. Er zijn meer selectiemethoden die van invloed zijn om het toekomstig presteren van medewerkers te voorspellen. Bij het binnenhalen van de beste medewerkers speelt ook een economische factor mee. Zo toonden Schmidt & Hunter in hun onderzoek ‘The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology’ uit 1998 aan dat de mate waarin medewerkers presteren nogal fors kan verschillen. Zo zou een gemiddelde medewerker tot wel 40% slechter presteren dan een goede medewerker. Het zorgvuldig selecteren van potentiële medewerkers kan een bedrijf dus heel wat economische voordelen opleveren.
Schmidt en Hunter analyseerden 85 jaar aan onderzoek op het gebied van selectiemethoden. In hun meta analyse speelt het begrip predictieve validiteit een voorname rol. Het beschrijft de mate waarin je iets kunt voorspellen. Daarbij gaat het niet alleen over toekomstige zaken (predictie), maar ook over het heden of verleden.
Combineren van testmethoden
Schmidt en Hunter zijn van mening dat assessments als een intelligentietest, ook wel cognitieve capaciteitentest genoemd, een betrouwbaar middel is om werkprestaties te voorspellen. Het scoort 0.51 op een schaal van 0 tot 1. Wanneer je echter het meten van de intelligentie koppelt aan een gestructureerd interview dan stijgt de waarde van de voorspelling naar 0.63. Zelfs de relatief laag scorende ongestructureerde interviews hebben baat bij een koppeling met een intelligentie- of capaciteitentest. De predictieve validiteit stijgt namelijk aanzienlijk van 0.38 naar 0.55. Ook in combinatie met een arbeidsproef of praktijksimulatie stijgt de waarde. Juist door verschillende selectiemethoden te combineren, worden de beste resultaten gehaald.
Wat doen we met die 38-jarige, eigenwijze kandidaat?
Wat doe je met een potentiële medewerker van 38 jaar die tijdens de economische crisis ruim een jaar zonder werk heeft gezeten, een wat eigenwijze indruk achterlaat, maar van alle sollicitanten wel het beste uit een intelligentietest komt?, vroegen we ons in het begin van dit artikel af. Laten we aan het slot zijn sollicitatieprocedure eens nader bekijken. Tijdens het traditionele, ongestructureerde interview, moest deze persoon opboksen tegen een interviewer die van tevoren al vraagtekens plaatste bij het feit dat de kandidaat ruim een jaar uit het arbeidsproces was geweest. Ook de toon van de kandidaat, die weliswaar uitblonk in het geven van slimme, doordachte antwoorden, stond de interviewer niet aan. We zien hier een typisch geval van het horn-effect.
Toegevoegde waarde van intelligentietest
Deze kandidaat zou bij voorbaat kansloos zijn geweest als de sollicitatieprocedure louter uit een interview had bestaan. Door echter als beste uit de intelligentietest te komen, gingen er bellen rinkelen. Diverse onderzoeken tonen aan dat de betrouwbaarheid en voorspellende kracht van intelligentietesten hoog is. Deze persoon beschikt over veel cognitieve vaardigheden, zo wees de test uit, en die zijn vandaag de dag erg belangrijk en leveren organisaties meestal een economische meerwaarde op. Deze persoon is in staat snel informatie te verwerken en weet dit direct te koppelen aan al beschikbare kennis. De intelligente medewerker kan problemen analyseren en oplossen en deinst niet terug voor complexiteit. Dat komt de productiviteit ten goede. Een complexe, dynamische omgeving waarin snel schakelen een vereiste is, vraagt om een medewerker met een breed scala aan cognitieve vaardigheden. Dankzij de toegevoegde waarde van een selectiemiddel als de intelligentietest kon deze persoon op waarde worden geschat en aangenomen als medewerker.
Het selectieproces in jouw organisatie
Wil je het selectieproces in jouw organisatie doorlichten en verder aanscherpen? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze adviseurs. Zij kunnen vragen beantwoorden omtrent het selectieproces en helpen bij de juiste invulling daarvan.
Interesting article? You can share it here:
