Zo wordt ‘het goede gesprek’ nog beter!
Het goede gesprek
Om een modernere gesprekscyclus te creëren, stimuleren veel organisaties en HR-professionals het voeren van ‘het goede gesprek’. Geen gesprekken meer als ‘verplicht moetje’, maar echte open (ontwikkel)dialogen tussen medewerkers en leidinggevenden. Positief, concreet en resultaatgericht om te zorgen voor betere prestaties en een hogere betrokkenheid. Een belangrijke succesfactor hierbij is om oog te houden voor de verschillende soorten gesprekken die gevoerd worden.
Wat is ‘het goede gesprek’ bij HRM?
De term het goede gesprek wordt de laatste jaren steeds vaker gebruikt op het gebied van organisatieontwikkeling en HRM. Het klinkt op het eerste gehoor misschien wat ‘zweverig’, maar feitelijk wordt een hele concrete ontwikkeling bedoeld. Hierbij gaan de mensen in organisaties doelgericht in gesprek over hun talenten en ontwikkeling. Vaak is dit de dialoog tussen medewerker en een leidinggevende, coach of HR-professional. Maar het kunnen ook gesprekken zijn tussen collega’s onderling.
Feitelijk is het goede gesprek (ook wel: de continue dialoog) de ruggengraat van de gesprekscyclus. Die werd traditioneel gevormd door de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Die traditionele aanpak wordt vaak als niet inspirerend of zelfs demotiverend ervaren. Inmiddels streven steeds meer organisaties dan ook naar een modernere maatwerk gesprekscyclus die de averechtse sleur uit de traditionele gesprekscyclus ombuigt naar een constructieve dialoog. Met flexibeler en meer laagdrempelige gesprekken die meer op maat plaatsvinden en op basis van gelijkwaardigheid. Zo’n gesprek voer je vooral samen en op de logische momenten. Met een duidelijke focus op doelen en het (beter) benutten van talenten. En daarvoor bepaal je samen de concrete acties.
Kenmerken van het goede gesprek
Een modern ontwikkelgesprek gaat vooral over de ontwikkeling van medewerkers. Met persoonlijke aandacht als belangrijke succesfactor. Het gaat om tweerichtingsverkeer: vanuit medewerkers en leidinggevenden. Het kan gaan om een continue dialoog, maar de gesprekken worden in ieder geval meerdere malen per jaar gevoerd. Zeker vier keer per jaar, maar het liefst nog vaker op een laagdrempelige manier. Zo blijft de (persoonlijke) ontwikkeling en betrokkenheid op het netvlies staan en dit maakt tijdelijk bijsturen mogelijk wanneer dat nodig is.
Feitelijk worden niet per se méér gesprekken gevoerd, maar vooral andere gesprekken. Geen verplichte gesprekken, maar open gesprekken die echt bijdragen aan het verhogen van prestaties, werkgeluk en de betrokkenheid van medewerkers. Tot zover de theorie. Hoe breng je dit naar de dagelijkse praktijk van een organisatie?
Hoe werkt dit in de praktijk?
Met behulp van een (digitale) ontwikkelcyclus kan individuele en teamontwikkelingen gefaciliteerd worden met de beoogde gespreksvormen. Het uitgangspunt zijn meestal het functiehuis en de functieprofielen in een organisatie. Daar omheen worden de uitgangspunten van de gesprekscyclus opgebouwd. Daarbij kunnen geobjectiveerde vragenlijsten helpen om de gesprekken snel en onderbouwd op het juiste niveau te brengen.
Een belangrijk aandachtspunt is het goed faciliteren van de verschillende gespreksvormen die nodig zijn. Naast de live gesprekken gaat het vaak ook om kortere digitale contactmomenten op afstand. Een digitale gesprekscyclus kan ook goed de basis vormen voor de aanpak, waar de live gesprekken aan toe worden gevoegd. Houd daarbij ook rekening met de verschillende gesprekscycli die nodig zijn: op verschillende momenten en voor een ander doel. Denk bijvoorbeeld aan deze gespreksvormen en kenmerken:
- Bila: Het dagelijkse actielijstje met concrete werkafspraken die tijdens een bilateraal overleg worden afgesproken. Dit kan plaatsvinden tussen leidinggevende en medewerker, maar ook tussen collega’s onderling. Naast algemene notities is het waardevol om per afspraak vast te leggen Wie, Wat, Wanneer gaat uitvoeren.
- Bila+: Voor de basale ontwikkelcyclus van (vaak operationele) medewerkers. Zij en hun leidinggevenden willen daarvoor zelf gesprekken kunnen opstarten om input te geven rond thema’s zoals: Werk, Leren & Ontwikkelen, Gezondheid & Conditie, Samenwerking & Leiding en Familie & Sociale contacten. Met die input kan een concrete actielijst worden vastgesteld. Ook is het waardevol als de historie en voortgang direct gedocumenteerd kunnen worden.
- Ontwikkelgesprek: Als onderdeel van een agile ontwikkelcyclus is het prettig als ontwikkelgesprekken afhankelijk van de behoeften gepland kunnen worden. Voor trainees bijvoorbeeld iedere twee weken en voor een senior medewerker met veel ervaring wellicht eens per jaar of halfjaar. Belangrijke onderdelen van een ontwikkelgesprek zijn bijvoorbeeld: Opleiding & Training, Documenten, Functieprofiel (hard & soft skills), 360 graden feedback en het Ontwikkelplan (per competentie en resultaatgebied).
- Jaargesprek: Voor een ontwikkelcyclus waarbij in een jaarlijks gesprek wordt geëvalueerd en ontwikkelafspraken worden gemaakt. Naast deze onderdelen kan bijvoorbeeld ook Vitaliteit van medewerkers gemeten worden. De resultaatafspraken en competenties kunnen dan apart beoordeeld worden. Daarna is er één ontwikkelplan te maken. Het is waardevol als elk jaargesprek digitaal ondertekend kan worden door medewerker en leidinggevende.
- Jaarcyclus: De klassieke gesprekscyclus bestaat uit een plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Alle onderdelen uit de vier zojuist beschreven cycli komen terug in de Jaarcyclus. Deze kan worden aangevuld met extra open vragen per fase voor zowel de medewerker als de leidinggevende. Zo wordt de volledige traditionele cyclus digitaal ondervangen. Zo wordt de Jaarcyclus een zeer uitgebreide en complete vorm van evalueren en ontwikkelen.
Het stroomlijnen van een (digitale) gesprekscyclus met een of meerdere van deze onderdelen vereist een goed ontwikkelplatform (zoals hrmforce, dat alle genoemde onderdelen ondersteunt). Een goed doordachte gesprekscyclus en een (online) platform dat dit ondersteunt, vormt de basis voor de echte goede ontwikkelgesprekken.
Van goede naar betere gesprekken
Vervolgens kunnen de daadwerkelijke gesprekken plaatsvinden in alle verschillende varianten die waardevol zijn voor medewerkers, leidinggevenden en de organisatie. Met de eerder genoemde kenmerken van het goede gesprek als vaste ingrediënten. Ook voor de daadwerkelijke gespreksvoering kan hrmforce als strategische implementatie partner helpen om de juiste gesprekstechnieken te daadwerkelijk te benutten.
Daarbij is doorvragen belangrijk om de juiste input en feedback op de gesprekstafel te krijgen. Bijvoorbeeld door te vragen naar zaken op het gebied van persoonlijkheid. Hoe zit iemand in zijn vel? Waar krijg hij of zij energie van? Wat kost juist energie? Waar wil iemand meer aandacht aan geven? En denk aan vragen over de huidige en toekomstige rol. Hoe vult iemand zijn rol nu in? Welke talenten wil iemand meer inzetten? Welke kennis en vaardigheden zijn daarvoor nodig?
Dit soort vragen komen zeker aan bod als er goede gesprekken gevoerd worden. En laat dit vooral ook beginnen met open vragen, vanuit interesse en nieuwsgierigheid. Zonder aannames of denken in ‘goed’ of ‘fout’. Het werken met de al eerder genoemde geobjectiveerde vragenlijsten kan de gesprekken extra krachtig maken zodat de goede gesprekken ook steeds beter worden.
Interesting article? You can share it here:
