Lessen voor een goede HR vlootschouw mét ontwikkelaanpak
De HR vlootschouw – ook wel: personeelsschouw – is een belangrijk HR- en managementinstrument, bijvoorbeeld voor teamontwikkeling, strategische personeelsplanning (SPP) of het werken aan duurzame inzetbaarheid. De kunst is vooral om snel en efficiënt de juiste data te verzamelen en bundelen om kwalitatieve analyses te kunnen maken. Hoe doe je dat?
Wat is een HR vlootschouw?
Als naam is de vlootschouw een erfenis uit het rijke maritieme verleden van Nederland, waarbij de scheepsvloot geïnspecteerd werd, vaak door (hooggeplaatste) personen vanaf de wal. Op het gebied van HRM gaat het tegenwoordig om een kwalitatieve analyse op teamniveau. Die is bedoeld om de ontwikkelmogelijkheden van teams en de organisatie in kaart te brengen. Daarbij wordt vooral gekeken naar rol en potentie van medewerkers binnen de totale ontwikkeling van het team en de organisatie.
Voor de personeelsschouw wordt allerlei informatie over de performance, verwachte ontwikkelpotentie en bijvoorbeeld inzetbaarheid van medewerkers bij elkaar gebracht. Door dit te analyseren kan dat veel inzichten opleveren over de huidige en toekomstige teams of afdelingen. Door de ontwikkeling van het personeel te blijven monitoren, kunnen plannen en acties of HR-interventies doelgericht worden ingezet en bijgestuurd. Daarom wordt de HR vlootschouw vaak ingezet ter ondersteuning van teamontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning (SPP) én om dit onderbouwd op de organisatieagenda te krijgen.
Meer inzicht door kwalitatief beoordelingsinstrument
De vlootschouw is feitelijk een methodische aanpak om de aanwezige kennis, talenten en competenties van medewerkers goed in beeld te brengen en te koppelen aan de gewenste kennis, talenten en competenties binnen de organisatie en afzonderlijke teams. De schouw wordt meestal uitgevoerd door het management team, begeleid en ondersteund door HR. Vaak gebeurt dit in een gespreksvorm tussen de lijnmanager en HR-adviseur. Daarbij worden de competenties, performance en het groeipotentieel van alle medewerkers besproken: individueel en als groep. Het is dus allereerst een kwalitatief beoordelingsinstrument, gebaseerd op het oordeel van (meestal) de leidinggevende. Eventueel kunnen daarnaast ook nog extra metingen worden uitgevoerd, die minder persoonsafhankelijk zijn.
Na de inventarisatie worden de uitkomsten van medewerkers gecategoriseerd, bijvoorbeeld als ‘high potential’ en ‘high performer’ of ‘low performer’, maar die ordening kan ook meer gericht zijn op aanwezige en gewenste competenties of rollen binnen een team. Uitgewerkt in een matrix of op een modern HR-dashboard geven de uitkomsten inzicht in de kwaliteit van een afdeling, directie of organisatie. Ze laten ook zien waar nog hiaten in het arbeidspotentieel zitten of gaan ontstaan. Vaak wordt zo’n HR vlootschouw eens per jaar of tweejaarlijks uitgevoerd. Daarbij wordt meestal ook aangesloten bij de doelen van de HR-gesprekscyclus.
En daarna?
De uitkomsten van de vlootschouw zijn waardevol voor het ontwikkelingsplan van de organisatie en om teams en individuele medewerkers doelgericht te coachen of te helpen bij hun ontwikkeling. En om gesprekken of evaluaties met medewerkers naar het hogere niveau te tillen van een moderne gesprekscyclus. Het gestructureerde overzicht geeft snel inzicht in bijvoorbeeld prestaties, de ontwikkelpotentie of inzetbaarheid van medewerkers. Daardoor is het een goede basis voor gesprekken over de rol en ontwikkeling van medewerkers. En over wat zij kunnen, willen en doen.
Door het inschattende karakter van de personeelsschouw is het geen ‘absoluut instrument’, maar door dit voorspellende karakter is het een interessant instrument om mee te sturen en goede ontwikkelgesprekken te voeren. Het begint met een inschatting door leidinggevenden van medewerkers en hun ruimte voor ontwikkeling, maar na verloop van tijd ontstaat een steeds betrouwbaarder beeld. Zeker als je kijkt naar ervaringen uit het verleden, competenties in het heden en de potentie voor de toekomst.
Belangrijke uitdaging: kenmerken verzamelen
Om een goede vlootschouw uit te voeren, is een belangrijke uitdaging om op een efficiënte manier de gewenste kenmerken voor de gewenste analyses te verzamelen. Bijvoorbeeld over talenten, valkuilen en prestaties van medewerkers en teams. Moderne tools kunnen helpen om de vereiste data uit verschillende bronnen snel te integreren. Zoals de tool Analytics (van hrmforce) die hiervoor is ontwikkeld en het gewenste overzicht creëert op basis van vragenlijsten. Daarna zijn snel analyses of rapportages te maken. De uitkomsten kunnen ook getoond worden op een dashboard, denk aan: gemiddelde scores, spreiding over de organisatie of performance beoordelingen. Veel organisaties gebruiken deze tool om op een kostenefficiënte manier te werken aan de beoogde competenties binnen hun personeelsbestand en uiteraard als ondersteuning van teamontwikkeling of SPP.
Het verzamelen van data op basis van vragenlijsten is efficiënt en krachtig omdat er geen ‘ultiem format’ is voor het uitvoeren van de personeelsschouw. Er zijn natuurlijk wel bepaalde thema’s die bijna altijd aan bod komen, maar per organisatie kunnen andere accenten gewenst zijn. Denk aan thema’s over functioneren, aanwezige kennis, opleidingen, competenties of het gewenste potentieel. Dat kan bijvoorbeeld op basis van de HR3P-methode voor SPP. Naast de noodzakelijke thema’s voor het organisatiebeleid en de teamontwikkeling kunnen ook onderwerpen aan bod komen die bij een specifiek team of afdeling actueel en relevant zijn.
Voordelen van HR vlootschouw
De inzichten die een HR vlootschouw opleveren, kunnen waardevol zijn op verschillende gebieden. Dit zijn belangrijke voordelen die organisaties vaak noemen:
- Beter en doelgericht kunnen sturen op specifieke (ontwikkel)kenmerken van het personeelsbestand.
- Factoren vaststellen die de productiviteit van medewerkers bepalen en daarmee verbeteracties lanceren.
- Leidinggevenden en HR krijgen (continu) zicht op de prestaties en capaciteiten binnen het personeelsbestand om hier doelgericht aan te werken.
- De juiste inzet van medewerkers versterken door ze te matchen op functieprofielen of demografische kenmerken.
- Nieuwe inzichten door data-analyses. Met meer zicht op wat er gebeurt binnen het personeelsbestand zijn ook de oorzaken en verbeterpunten beter inzichtelijk te maken.
Personeelsschouw vertalen naar ontwikkelaanpak
De impact en toegevoegde waarde van de vlootschouw wordt – naast meer inzicht – sterk bepaald door de vervolgacties die hieruit voortkomen. Daarvoor is na de schouw een ontwikkelaanpak met concrete interventies nodig. Dit draagt bij aan de groei van medewerkers en teams. Hiervoor zijn verschillende ontwikkelstrategieën en HRM-interventies denkbaar om de bedrijfsstrategie te koppelen aan de doelen van teams en de persoonlijke doelen van medewerkers.
Kijk daarbij niet vooral naar de ‘top’ of ‘onderkant’ van het personeelsbestand, maar juist ook zeker naar de veel grotere middenmoot. In dit ‘peloton’ is vaak de meeste winst te behalen. Kijk naar manieren van leren en ontwikkelen die passen bij de medewerkers waar het om gaat en houd bij de ondersteuning ook rekening met de verschillende fases van teamontwikkeling. Onderwijspsycholoog Bruce Tuckman identificeerde een ontwikkelproces in vijf fasen dat de meeste teams volgen om tot betere prestaties te komen. De vlootschouw is waardevol om alle fases van teamontwikkeling – van de eerste oriëntatie tot en met de finale Adjourning fase – te ondersteunen. Mogelijk kunnen de verschillende TeamScans of de team ontwikkel tool TeamView hierbij ondersteunen.
Interesting article? You can share it here:
