Een digitale gesprekscyclus: de sleutel voor efficiënte gesprekken tussen werknemers en leidinggevenden
Een digitale gesprekscyclus is een belangrijk hulpmiddel voor het faciliteren van goede gesprekken tussen werknemers en leidinggevenden. Bijvoorbeeld om de ontwikkeling van medewerkers en teams te stimuleren met een maatwerk gesprekscyclus. Of ter ondersteuning van het hybride werken. Maar waarop moet je letten bij het creëren van een digitale gesprekscyclus? Dit zijn belangrijke aandachtspunten.
Waarom een digitale gesprekscyclus?
De gesprekscyclus omvat alle momenten waarop leidinggevende met medewerkers praten over hun functioneren en ontwikkeling. Het digitaliseren van de gesprekscyclus met hulp van een online platform of tools is waardevol om de gesprekken goed vast te leggen en ze waardevoller te maken. Enerzijds als laagdrempelig gespreksdossier, maar het kan ook dienen als overzichtelijk dashboard voor de ontwikkeling van medewerkers en teams. Zo wordt de digitale gesprekscyclus vaak benut om een modernere maatwerk gesprekscyclus te creëren of bijvoorbeeld ter ondersteuning van het hybride werken (flexibeler thuis en op kantoor werken).
Workflows voor alle onderdelen
Een moderne online tool zoals hrmforce, maakt deze stap vooruit mogelijk. Het fungeert als één complete en efficiënte oplossing voor een moderne gesprekscyclus en voor het faciliteren van de individuele en teamontwikkeling binnen organisaties. Een belangrijk aandachtspunt bij het creëren van de digitale gesprekscyclus is het inrichten van workflows voor de verschillende ontwikkelcycli die organisaties kennen. Van het dagdagelijkse actielijstje (Bila) en een basale ontwikkelcyclus tot de ontwikkel- en jaargesprekken en het organiseren en monitoren van de gehele jaarcyclus. Daarom zijn al deze variaties van de gesprekcyclus vertegenwoordigd in de software van hrmforce voor de digitale gesprekscyclus. Ze worden verderop in dit artikel verder toegelicht.
Moderne gesprekscyclus blijkt hard nodig
Naast het goed, centraal en laagdrempelig vastleggen van de gesprekken tussen werknemers en hun leidinggevenden is het inhoudelijk moderniseren van de gesprekscyclus vaak aanleiding om te kiezen voor een digitale gesprekcyclus. Zo willen organisaties de dialoog op de werkvloer flexibeler, eenvoudiger en meer op maat laten plaatsvinden. Het is vaak ook noodzakelijk om de gesprekcyclus te moderniseren. Want de traditionele aanpak kost veel tijd en geld en levert vaak weinig op of werkt zelfs contraproductief, bleek in 2018 al uit zevenjarig onderzoek aan de Vrije Universiteit Amsterdam. Onderzoeker en docent HRM Kilian Wawoe pleit daarom voor een modernere aanpak met meer focus op ontwikkeling met continue, motiverende coaching.
De beoordeling van gesprekken volgens de traditionele aanpak – vaak aangeduid als ‘moetjes’ en ‘veroordelingsgesprekken’ – door medewerkers, managers en HR-professionals was destijds zelfs ronduit schokkend. 90% van de HR professionals vond de gesprekken kwalitatief onvoldoende. 95% van de managers bleek ontevreden over de gesprekscyclus en 66% van de medewerkers geeft zelfs aan slechter te presteren door zo’n gesprekscyclus.
De moderne gesprekscyclus scoorde toen al beduidend beter en dat zal op de huidige krappere arbeidsmarkt zeker niet minder zijn. Medewerkers blijken graag continue aandacht te willen voor hun prestaties. Een continue dialoog past hierbij en dit zorgt voor enorme toename (280%) van de medewerkersbetrokkenheid. Ook blijkt de teamproductiviteit met een ontwikkelgerichte gesprekscyclus flink te stijgen (26%), terwijl het vrijwillig verloop en ziekteverzuim volgens het onderzoek dalen met respectievelijk 41% en 43%. Dat zijn toch opmerkelijke en hoopgevende cijfers.
Doorlopende coaching
Wat volgens de onderzoeker ook opviel, is dat teams bij organisaties die op topniveau presteren allemaal werken met doorlopende coaching. Teamleden krijgen het hele jaar door te horen hoe ze hebben gepresteerd en hoe het nog beter kan. Dit verhoogt de prestaties van medewerkers, maar ook de tevredenheid en verlaagt de kans op stress en een burn-out. “De beste teams worden ook nooit beoordeeld met een uitgebreide beoordelingsschaal, maar hoogstens met ‘geschikt’ en ‘ongeschikt’. Op je rijbewijs staat ook niet hoe goed je kunt rijden: het voldoet of het voldoet niet. Als je vervolgens een betere chauffeur wil worden, moet je gecoacht worden op basis van je rijgedrag”, aldus Wawoe.
Moderne gesprekscyclus voor hybride werken
Zoals eerder al benoemd kan ook de toename van hybride werken aanleiding zijn om een digitale gesprekscyclus in te voeren. Want als werknemers en hun leidinggevenden vaker op afstand werken, wordt het leidinggeven op afstand belangrijker. Dit vraagt om andere feedback en het waarborgen van de aandacht voor de ontwikkeling van werkenden. Onderzoek aan de Radboud Universiteit liet in 2022 expliciet zien hoe het hybride werken direct invloed heeft op de gesprekscyclus. In dit onderzoek kwam ook naar voren dat met het hybride werken 360 graden feedback onmisbaar is om relevante informatie te verzamelen over werknemers.
Want 360 graden feedback kan medewerkers en leidinggevenden helpen om prestaties van medewerkers op een eenvoudige en laagdrempelige manier in beeld te brengen. Op deze manier worden prestaties van medewerkers niet alleen beoordeeld door een leidinggevende, maar door meerdere mensen waarmee een medewerker te maken heeft. Dit kunnen bijvoorbeeld collega’s, leveranciers of klanten zijn. Per medewerker of ontwikkeldoel kan dit anders worden ingevuld. Zo krijgt iemand vanuit verschillende invalshoeken feedback en ontstaat er een completer beeld van hoe iemand functioneert, in de fysieke werkomgeving en thuiswerkend. Wie gebruikmaakt van hrmforce kan de 360 graden feedback vragenlijst gebruiken. Hoe je dit in de praktijk kunt gebruiken, lees je in dit artikel met praktische tips.
Digitale gesprekscyclus in de praktijk
Het uitgangspunt bij het inrichten van een digitale gesprekscyclus zijn meestal het functiehuis en de functieprofielen in een organisatie. Daar omheen worden de uitgangspunten van de gesprekscyclus opgebouwd. Hierbij kunnen geobjectiveerde vragenlijsten helpen om de gesprekken snel en onderbouwd op het juiste niveau te brengen.
Een belangrijk aandachtspunt is het goed faciliteren van de verschillende gespreksvormen die nodig zijn. Naast de live gesprekken gaat het vaak ook om kortere digitale contactmomenten op afstand. Een digitale gesprekscyclus kan ook goed de basis vormen voor de aanpak, waar de live gesprekken aan toe worden gevoegd. Houd daarbij rekening met de verschillende gesprekscycli die nodig zijn: steeds op verschillende momenten en voor een ander doel. Denk bijvoorbeeld aan deze gespreksvormen en kenmerken:
- Bila: Het dagelijkse actielijstje met concrete werkafspraken die tijdens een bilateraal overleg worden afgesproken. Dit kan plaatsvinden tussen leidinggevende en medewerker, maar ook tussen collega’s onderling. Naast algemene notities is het waardevol om per afspraak vast te leggen Wie, Wat, Wanneer gaat uitvoeren.
- Bila+: Voor de basale ontwikkelcyclus van (vaak operationele) medewerkers. Zij en hun leidinggevenden willen daarvoor zelf gesprekken kunnen opstarten om input te geven rond thema’s zoals: Werk, Leren & Ontwikkelen, Gezondheid & Conditie, Samenwerking & Leiding en Familie & Sociale contacten. Met die input kan een concrete actielijst worden vastgesteld. Ook is het waardevol als de historie en voortgang direct gedocumenteerd kunnen worden.
- Ontwikkelgesprek: Als onderdeel van een agile ontwikkelcyclus is het prettig als ontwikkelgesprekken afhankelijk van de behoeften gepland kunnen worden. Voor trainees bijvoorbeeld iedere twee weken en voor een senior medewerker met veel ervaring wellicht eens per jaar of halfjaar. Belangrijke onderdelen van een ontwikkelgesprek zijn bijvoorbeeld: Opleiding & Training, Documenten, Functieprofiel (hard & soft skills), 360 graden feedback en het Ontwikkelplan (per competentie en resultaatgebied).
- Jaargesprek: Voor een ontwikkelcyclus waarbij in een jaarlijks gesprek wordt geëvalueerd en ontwikkelafspraken worden gemaakt. Naast deze onderdelen kan bijvoorbeeld ook Vitaliteit van medewerkers gemeten worden. De resultaatafspraken en competenties kunnen dan apart beoordeeld worden. Daarna is er één ontwikkelplan te maken. Het is waardevol als elk jaargesprek digitaal ondertekend kan worden door medewerker en leidinggevende.
- Jaarcyclus: De klassieke gesprekscyclus bestaat uit een plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek. Alle onderdelen uit de vier zojuist beschreven cycli komen terug in de Jaarcyclus. Deze kan worden aangevuld met extra open vragen per fase voor zowel de medewerker als de leidinggevende. Zo wordt de volledige traditionele cyclus digitaal ondervangen. Zo wordt de Jaarcyclus een zeer uitgebreide en complete vorm van evalueren en ontwikkelen.
Het inrichten van de digitale gesprekscyclus met een of meerdere van deze onderdelen vereist een goed ontwikkelplatform. Hrmforce ondersteund alle genoemde onderdelen. Zo krijgt u een goed doordachte gesprekscyclus als basis voor echt waardevolle gesprekken tussen managers en medewerkers.
Interesting article? You can share it here:
