Login +31 (0)88 88 321 88 | Contact

Leidinggeven op afstand: 7 lessen van de coronacrisis

Author: Floor Hendriks | Published on dinsdag 30 juni 2020 | Last updated on vrijdag 3 juli 2020

 

Door de corona-maatregelen is Nederland massaal gaan thuiswerken. Voor managers is dat extra uitdagend omdat zij dan moeten leidinggeven op afstand. Hoe doe je dat op zo’n grote schaal? Door COVID-19 wordt hier momenteel veel van geleerd. Dat levert waardevolle lessen op voor de huidige situatie én voor het thuiswerken straks, als de wolken van de coronacrisis weer zijn opgetrokken.

Het was voor alle werkenden even wennen toen premier Mark Rutte op 23 maart de intelligente lockdown afkondigde. Verreweg de meeste mensen gingen acuut thuiswerken. Al na een paar weken dienden de eerste lessen zich aan. Daar komen ook nog steeds meer lessen bij, ook nu het thuiswerken weer steeds meer wordt afgewisseld met werken op locatie.

  1. Thuiswerken kan dus prima

Veel mensen wisten al hoe het is om af en toe thuis te werken. Opeens volledig thuiswerken, was voor veel mensen in het begin nog wel even ‘zoeken’, zeker als er ook nog kinderen thuis waren. Maar veel mensen kunnen zich goed aanpassen. Na een paar weken hadden veel mensen ook thuis hun draai al aardig gevonden. Met als grote winst dat iedereen (noodgedwongen) kon ervaren hoe thuiswerken goed gaat. En hoe overlegtools (zoals Microsoft Teams) die al lang beschikbaar zijn, nou eigenlijk precies werken.

Deze ervaringen krijgen na de coronacrisis ongetwijfeld flinke impact op de manier waarop mensen en organisaties (samen)werken. Waarbij de beschikbare tools (door COVID-19 vaak ook nog uitgebreid) dan veel beter benut worden. En met een beter besef van wat je goed op afstand kunt doen en waarvoor je elkaar toch echt even live wilt zien. Het wordt interessant om te zien wat dit straks betekent voor thuiswerken, efficiency en bijvoorbeeld de besparingen op reistijd. Dit past ook feilloos in de ontwikkelingen van de Vierde Industriële Revolutie (Industrie 4.0) die nu gaande is. Daarin gaan technologie, verduurzaming en efficiency hand in hand en dat verandert werk- en productieprocessen tot in de kern.

  1. Leidinggeven moet echt anders

Als collega’s, teams en complete afdelingen vooral op afstand samenwerken, is een andere manier van managen nodig. Met zeer duidelijke communicatie, meer vanuit vertrouwen en met een andere manier van feedback geven. Leidinggeven op afstand valt of staat met goede communicatie en goede voorbeelden, stelt Gonny Vink, auteur van het boek Leidinggeven op afstand. “Communiceer zelf duidelijk, zorg dat je agenda openstaat. Op die manier nemen medewerkers, zeker in onzekere tijden, jouw gedrag over”, zegt zei hierover (in dit artikel in de Volkskrant). Haar advies: zorg voor duidelijke instructies, check vaker of je boodschap aankomt en vraag ook regelmatig informeel hoe het met medewerkers gaat. Is er veel video-overleg? Neem dan ook de tijd voor de informele gesprekken die anders ‘bij de koffieautomaat’ plaatsvinden.

  1. Werk vanuit vertrouwen, stuur op resultaat

Meer werken vanuit vertrouwen, is volgens onderzoeksinstituut TNO een belangrijke stap voor het managen op afstand. Als medewerkers thuiswerken, is het lastig om te ‘controleren’ of ze wel goed aan het werk zijn. Dat heeft volgens TNO ook weinig zin. Als leidinggevende steun je medewerkers vooral door duidelijk te maken dat je vertrouwen hebt in hun vaardigheden, deskundigheid en betrokkenheid. Toon ook begrip als werk en privé wat meer door elkaar lopen. Het vertrouwen dat medewerkers krijgen, zie je op langere termijn terug in: minder stress en een hogere betrokkenheid.

Voor het onderzoek ‘Werken tijdens de corona-crisis’ volgt TNO de ontwikkeling en ervaringen van 500 werknemers. Veel deelnemers geven aan dat zij een gebrek aan vertrouwen ervaren van hun leidinggevende. Een goede oplossing kan zijn dat managers vooral sturen op resultaten (niet op activiteiten) en in het begin de touwtjes nog wat meer in handen nemen, om ze daarna wat te laten vieren. In het begin kan dan ook de duidelijkheid worden geboden die dan juist vaak hard nodig is. “Wees eerst méér leider, om het vervolgens los te laten”, adviseert ook Vink.

  1. Houd ook de bilaterale gesprekken gaande

Een valkuil van meer werken op afstand is dat overleg vooral heel feitelijk en functioneel wordt. Waarbij belangrijke onderwerpen zoals feedback geven, (ontwikkel)behoeften, onzekerheden, problemen, competenties of bijvoorbeeld persoonlijke ontwikkeling minder snel aan bod kunnen komen. Dat is een belangrijk aandachtspunt voor managers, medewerkers en de afdeling HRM. Technische hulpmiddelen kunnen helpen om ook het diepgaandere gesprek tussen manager en medewerker gaande te houden. Zoals de BiLa-tool (van hrmforce) die de ‘bilaterale gesprekken’ tussen medewerkers en leidinggevende goed stroomlijnt in een vaste gesprekkencyclus. Zo kunnen ook de belangrijke één-op-één-onderwerpen die bij werkoverleg niet besproken worden toch structureel aan bod blijven komen.

  1. Blijf (360 graden) feedback geven

Ook feedback geven blijft belangrijk. Juist op afstand hebben medewerkers daar meestal veel behoefte aan. De voorkeur van werknemers ligt meestal bij persoonlijke feedback in face-to-face-gesprekken, maar dit kan ook telefonisch of tijdens video-overleg. “Hiervoor is het wel belangrijk dat je elkaar kent en vertrouwt”, benadrukt Vink.
Bij het samenwerken op afstand kan 360 graden feedback extra toegevoegde waarde bieden. Juist omdat medewerkers en hun manager elkaar dan minder vaak zien. Door de omgeving van medewerkers breder te benutten, kan 360 graden feedback op een laagdrempelige manier prestaties in beeld brengen. Dit zorgt voor waardevolle feedback vanuit verschillende perspectieven over bijvoorbeeld vaardigheden, capaciteiten, persoonlijkheid en motivatie. Deze feedback is afkomstig van meerdere mensen waarmee iemand samenwerkt. Juist dat maakt het heel krachtig bij het werken op afstand.

  1. Leer medewerkers ook om hulp vragen

Juist bij het geven van ruimte en vertrouwen aan medewerkers is het belangrijk dat zijzelf ook om leiding, instructies of hulp kunnen vragen als ze daar behoefte aan hebben. Laat hen daarom ook duidelijk merken dat ze om instructie of hulp mogen vragen, benadrukt adviesorganisatie Schouten & Nelissen in een reeks tips over .

  1. Blijf contact houden met elkaar

Een terugkerende moeilijkheid bij het werken op afstand is het wegvallen van het onderlinge contact tussen collega’s of medewerkers en hun leidinggevende. Zolang er nog veel thuis wordt gewerkt, is het daarom belangrijk om regelmatig online meetings te organiseren waarbij het hele team betrokken is. Niet alleen voor functioneel werkoverleg, maar ook voor de meer informele contacten en bijvoorbeeld wanneer er iets te vieren valt.

Voor het contact tussen medewerker en manager kunnen op verschillende momenten diverse contactkanalen waardevol zijn. De ene keer is dat misschien video-vergaderen of een e-mail, maar de volgende keer kan juist de tool voor bilaterale gesprekken of een (informeel) telefoontje het meest geschikt zijn. En blijf bereikbaar voor medewerkers! “Waak ervoor dat je als leidinggevende helemaal in beslag wordt genomen door het managen op afstand en daardoor niet meer beschikbaar bent voor je medewerkers”, adviseert TNO.

Houd grip op COVID-19 en thuiswerken met onze Corona scans!

Ook nu de maatregelen tegen COVID-19 in Nederland weer versoepeld worden, moeten organisaties goed blijven kijken naar de impact van thuiswerken en die van de coronamaatregelen op hun bedrijfsvoering. Want wat moeten organisaties doen als de economie weer op gang komt? Of als het virus toch weer oplaait? Het RIVM en andere experts waarschuwen voor die mogelijkheid. Bovendien blijft (deels) thuiswerken vanwege COVID-19 voorlopig nog de realiteit bij de meeste organisaties.

Voor organisaties en medewerkers heeft hrmforce daarom de Coronavirus scans ontwikkeld, speciaal voor medewerkers. Die bestaat uit twee Pulse surveys: één gericht op de impact van corona op de bedrijfsvoering en één gericht op het werken vanuit huis.

Vond je het een interessant artikel? Delen kan via: