De 4 voordelen van een Personeels Informatie Systeem
Geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem leidt tot betere bedrijfsresultaten
Een personeelsinformatiesysteem, ook wel HRM-systeem genoemd, is niet meer weg te denken uit een moderne organisatie. In een dergelijk systeem worden alle persoonsgegevens van de werknemers, zoals verzuim en verlof, maar bijvoorbeeld ook verschillende vergoedingen en verstrekkingen bijgehouden. De dagen dat deze gegevens handmatig werden verwerkt en bewaard in een kaartenbak lijken inmiddels hun beste tijd te hebben gehad. In de afgelopen jaren zijn steeds meer bedrijven en organisaties overgestapt op een geautomatiseerd HRM-systeem.
Waarom eigenlijk? Hieronder zetten we vier belangrijke voordelen op een rij:
1. Minder mankracht gaat verloren aan administratieve rompslomp
Voor zowel een kleine als grote onderneming geldt dat er heel wat personeelsinformatie moet worden bijgehouden. Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheid en afwezigheid van werknemers, de salarisadministratie en het bijhouden van de gemaakte overuren. Daarnaast moeten de diverse verstrekkingen en vergoedingen voor gemaakte kosten transparant in kaart worden gebracht. Dit allemaal handmatig verwerken kost niet alleen veel tijd en geld maar ook mankracht. Vooral in bedrijven die niet zo ruim in het personeel zitten, is het zonde als er veel tijd en mankracht verloren gaat aan administratieve rompslomp. Door gebruik te maken van een geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem is er meer tijd voor andere zaken.
2. De kans op fouten is veel kleiner
Veel papierwerk leidt onherroepelijk tot fouten. Als er ergens even een cijfertje over het hoofd wordt gezien of wanneer recente informatie per abuis niet verwerkt is, kunnen de gevolgen aanzienlijk zijn. Teveel of te weinig salaris uitbetaald bijvoorbeeld of het (ongewild) schenden van wettelijke bepalingen, het levert extra werk op om gemaakte fouten weer te herstellen. Met een geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem is de kans op fouten een stuk kleiner. Hoewel ook hier de menselijke factor natuurlijk een rol blijft spelen. Het systeem zelf werkt foutloos, maar kan uiteindelijk weinig doen wanneer gegevens foutief worden ingevoerd.
3. Geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem bespaart tijd en kosten
Wanneer een werknemer (langdurig) ziek is of met verlof gaat vanwege zwangerschap of van een extra lange vakantie geniet, heeft dit gevolgen voor de productiviteit. In het ouderwetse kaartenbaksysteem was het niet eenvoudig om snel een inschatting te maken van die gevolgen. Dankzij een geautomatiseerd systeem ontvangt u daarentegen direct de signalen dat u actie moet ondernemen. U beschikt tenslotte over een real-time overzicht van alle relevante informatie die betrekking heeft op het personeel. Daardoor heeft u veel sneller in de gaten welke maatregelen er moeten worden genomen om dit verzuim op te vangen. Zo bespaart u tijd en kosten.
4. Directe signalen vanaf de werkvloer
Omdat u met behulp van een geautomatiseerd HRM-systeem altijd onmiddellijk inzicht heeft wat er binnen het bedrijf gaande is en precies weet wat zich afspeelt op de werkvloer, kunt u processen veel beter sturen. Dat zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat u veel meer grip heeft op de planning en de inzetbaarheid van uw werknemers. Het systeem stelt u in staat om zo optimaal mogelijk van hen gebruik te maken en dat leidt onherroepelijk tot betere bedrijfsresultaten.
De mogelijkheden voor uw organisatie
Benieuwd naar de mogelijkheden van een HRM-systeem voor uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze adviseurs.
Interesting article? You can share it here:
