Eén competentietaal onmisbaar voor competentiegerichte interviews en gesprekken
Het houden van competentiegerichte interviews en gesprekken met kandidaten of bestaande medewerkers is van grote waarde voor het succes van organisaties. Dit maakt competentiemanagement concreet doordat is welke vaardigheden mensen al hebben en wat ze nog kunnen ontwikkelen. Dat maakt doelgerichte selectie, coaching en ontwikkelgesprekken met personeel mogelijk. Dit vereist vooral een heldere competentietaal en systematische gespreksvoering.
Niet alleen voor selectiegesprekken
Competenties zijn bij veel organisaties inmiddels dé leidende factor bij het aannemen, helpen ontwikkelen en coaching van medewerkers. Ze zijn het uitgangspunt van hrm-systemen en spelen een sleutelrol bij de in-, door- en uitstroom van personeel. Bovendien helpt het sturen en ontwikkelen op competenties organisaties om meer resultaatgericht te werken, afgestemd op de organisatiedoelen. En dus willen HR-professionals en leidinggevenden tegenwoordig ook competentiegerichte selectiegesprekken, voortgangsgesprekken of bijvoorbeeld coachingsgesprekken voeren.
Vaak wordt bij competentiegerichte gespreksvoering als eerste gedacht aan Werving & Selectie. Waarbij de selectiegesprekken met gestructureerde interviews de competenties van kandidaten inzichtelijk maken. Maar ook bij het moderniseren van de gesprekscyclus met écht waardevolle voortgangsgesprekken en coachingsgesprekken voor de ontwikkeling van medewerkers zijn competentiegerichte gesprekken zeer waardevol.
Eén competentietaal
Een belangrijk hulpmiddel voor het voeren van goede competentiegerichte gesprekken is een eenduidige competentietaal binnen de organisatie. Zo spreekt iedereen dezelfde ‘taal’ en dat voorkomt misverstanden. In een competentietaal is concreet vastgelegd welke definitie je hanteert voor de competenties. En welk gedrag daarbij hoort. Tussen organisaties kunnen hierin verschillen bestaan. Ze kunnen dus echt een eigen, afwijkende taal hanteren. Een competentietaal kan een organisatie zelf ontwikkelen of adopteren, want er zijn ook gewoon talen beschikbaar.
Wie bijvoorbeeld de hrm-software van hrmforce gebruikt, kan gewoon zijn eigen taal hanteren en koppelen aan de tools, maar er is ook een competentietaal beschikbaar met een compleet competentieboek. Dit is een taal rond 50 competenties (gebaseerd op de Big50) die gedrag meetbaar en bespreekbaar maken. Per competentie wordt de definitie gegeven met voorbeeldgedragingen op vier niveaus (beginner, operationeel, tactisch en strategisch). Compleet met selectievragen, ontwikkeltips en adviezen voor coaching.
Door competenties concreet te beschrijven, is het gemakkelijker om in je organisatie over competenties te praten, zowel voor leidinggevenden als voor medewerkers. Er ontstaat ook minder verwarring over het gedrag dat bij bepaalde competenties hoort. Dat verbetert de mogelijkheid om te sturen op gedrag. Je eigen competentietaal kun je integreren in je HR-instrumenten voor bijvoorbeeld Werving & Selectie, de performance cyclus, management development en het opleiden en ontwikkelen van medewerkers.
Bekijk hier een video-uitleg over beide scenario’s: voor organisaties zonder of met een bestaande competentietaal.
Gestructureerd vragen stellen
Om gestructureerd en zo objectief mogelijk te werken, wordt vaak de STARR-methode gehanteerd (later meer hierover). Hierdoor ontstaat een systematische manier van interviewen. Daarbij wordt een kandidaat of deelnemer gevraagd naar concreet gedrag uit het (recente) verleden om zijn of haar competenties te onderbouwen. Talloze wetenschappelijke onderzoeken hebben in het verleden al uitgewezen dat dit een hogere voorspellende waarde heeft dan vragen hoe iemand zich in de toekomst denkt te gedragen in een bepaalde situatie.
Bij deze aanpak bevraag je iemand over verschillende situaties in de werkomgeving en laat je hem zelf vertellen hoe hij handelde, wat het resultaat was en wat de leerpunten waren. Zo ontstaan inzicht in bijvoorbeeld resultaatgerichtheid, aanpassingsvermogen, creativiteit, commercieel bewustzijn, flexibiliteit of innovatiekracht. Het is maar net wat voor jouw organisatie, de betreffende functie en de toekomst belangrijk is.
Big50 competentiegesprek
Om competentiegerichte interviews en gesprekken te houden, kun je gebruikmaken van de vele competentiegerichte vragenlijsten die hiervoor (online) beschikbaar zijn (zoals deze). De vragen kun je koppelen aan de competentieprofielen die voor jouw organisatie en functies belangrijk zijn. Hiermee kun je goede gesprekken voeren met kandidaten of medewerkers, maar je kunt ook nog wat verder kijken. Bijvoorbeeld door ook de kenmerken uit de Big50 persoonlijkheidstest te betrekken bij de gespreksinhoud.
Dat is zeker interessant voor loopbaanontwikkeling of het signaleren van high potentials. Want een medewerker of leidinggevende kan in principe iedere competentie ontwikkelen, maar bij de ene vaardigheid is dat wel lastiger dan de andere. Hoe meer een competentie bepaald wordt door houding of persoonskenmerken, hoe moeilijker het is om die te ontwikkelen. Kennis en vaardigheden zijn dus gemakkelijker ontwikkelbaar.
Met scores uit de Big50 kun je gericht inzoomen op competenties met behulp van de STARR-techniek. Bij hrmforce is hiervoor ook een interviewhandleiding beschikbaar. De Big50 is waardevol om de vertaling te maken van een persoonlijkheidsprofiel naar (verder te ontwikkelen) competenties. Per competentie wordt hierbij een indicatie gegeven van de mate waarin een medewerker deze competentie kan ontwikkelen. Dit is gebaseerd op persoonlijkheid en op de vijf belangrijkste persoonlijkheidsfactoren voor gedrag in werksituaties (Neuroticisme, Extraversie, Openheid, Consciëntieusheid en Aanpassen).
STARR als interviewgids
Objectief te werk gaan bij het voeren van selectie- of ontwikkelgesprekken is niet altijd gemakkelijk. Met de STARR-methode zijn kwalitatief goede gesprekken te voeren die ook een zo objectief mogelijk beeld geven van een potentiële of bestaande medewerker. Verschillende personen zijn daardoor ook beter vergelijkbaar.
STARR wordt door veel HR-professionals gebruikt als hulpmiddel en een soort interviewgids om ervaring en kennis bij mensen te toetsen. STARR is een afkorting van Situatie (wat is de context), Taak (om wat voor taak ging het), Actie (welke acties zijn uitgevoerd) en Resultaat (wat was het gevolg), met regelmatig een extra R voor Reflectie.
Het is belangrijk dat in het gesprek op deze punten wordt doorgevraagd, zodat een goed beeld ontstaat van de situatie en de manier waarop een kandidaat of medewerker zou reageren.
Competentieprofielen en soorten competenties
Een groot pluspunt van de huidige focus op competenties is dat deze kenmerken objectief waarneembaar en te beoordelen zijn. Hierdoor zijn herkenbare vermogens en gedrag goed te beoordelen, zonder diepgaande psychologische interpretaties van gedrag te maken. Bovendien is deze focus praktijkrelevant door het te koppelen aan relevante en herkenbare taken of probleemsituaties in de werkomgeving.
Er zijn in principe oneindig veel competenties. Om ze hanteerbaar te houden, maakt een organisatie voor de eigen competentieprofielen een selectie van de meest belangrijke competenties voor de verschillende functies of rollen binnen de organisatie. Een competentieprofiel bestaat vaak uit zes tot acht competenties verdeeld over vier typen competenties (kerncompetenties op organisatieniveau, afdelingscompetenties, leidinggevende competenties en functie- of rolcompetenties). Voor de meeste organisaties zijn de Big50 competenties een perfect uitgangspunt.
Interesting article? You can share it here:
