Voorbeeld werkplekbeleid

Author: Floor Hendriks | Published on dinsdag 27 maart 2018 | Last updated on maandag 20 augustus 2018

werkplek beleid hrmforce

 

Het werkplekbeleid helpt u bij het creëren van legale en aangename werkplekken waar uw werknemers goed kunnen gedijen. We hebben een template gemaakt die u behulpzaam kan zijn bij het communiceren van het basisbeleid voor de werkplekken, met betrekking tot vertrouwelijkheid, gezondheid en veiligheid, en tegen gewelddadigheden. Neem deze template op in uw Werknemershandboek.

Houd er rekening mee dat deze template geen juridisch document is en mogelijkerwijs niet met alle relevante wetten op lokaal en nationaal niveau rekening houdt. Vraag dus aan uw jurist om het definitieve beleidsdocument of handboek te controleren.

 

Inhoud:

  • Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
  • Intimidatie en geweld
  • Pesterijen op de werkplek
  • Geweld op de werkplek
  • Veiligheid en gezondheid op de werkplek
  • Preventieve acties
  • Crisismanagement
  • Roken
  • Drugsvrije werkplek

 

Werkplekbeleid: veiligheid, gezondheid en vertrouwelijkheid

In dit onderdeel wordt het werkplekbeleid beschreven dat op iedereen in ons bedrijf van toepassing is: werknemers, contractanten, vrijwilligers, verkopers en andere belanghebbenden. Dit beleid helpt ons bij het opbouwen van een productieve, wettige en prettige werkplek.

 

Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

We willen ervoor zorgen dat persoonlijke informatie over klanten, werkers, partners en ons bedrijf goed beschermd worden. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn:

  • Bestanden over werknemers
  • Niet-gepubliceerde financiële informatie
  • Gegevens van klanten / partners / leveranciers
  • Klantenlijsten (bestaande en toekomstige)
  • Niet-gepubliceerde doelstellingen, prognoses en initiatieven die aangemerkt zijn als vertrouwelijk

 

Als onderdeel van ons wervingsproces kunnen we u vragen om niet-concurrentiebedingen en geheimhoudingsovereenkomsten (NDA’s) te ondertekenen. Wij besteden ook veel aandacht aan:

  • Het beperken en controleren van de toegang tot gevoelige gegevens.
  • Het ontwikkelen van transparante procedures voor het verzamelen van gegevens.
  • Het trainen van werknemers inzake online privacy- en beveiligingsmaatregelen.
  • Het bouwen van veilige netwerken om online gegevens te beschermen tegen cyberaanvallen.
  • Het installeren van maatregelen met betrekking tot gegevensbescherming (bijvoorbeeld beveiligde vergrendelingen, versleuteling van gegevens, frequente back-ups, toegangsrechten).
  • We verwachten van u dat u zich verantwoordelijk zult gedragen bij de omgang met vertrouwelijke informatie.

 

U dient:

  • Vertrouwelijke informatie te allen tijde te vergrendelen of beveiligen.
  • Vertrouwelijke documenten die niet langer nodig zijn te vernietigen.
  • Ervoor te zorgen dat u vertrouwelijke informatie enkel op beveiligde apparaten bekijkt.
  • Alleen informatie vrij te geven aan andere werknemers wanneer dit nodig en toegestaan is.
  • Vertrouwelijke documenten binnen de gebouwen van ons bedrijf te houden, tenzij het absoluut noodzakelijk is om ze te verplaatsen.

 

Het is niet toegestaan om:

  • Gebruik te maken van vertrouwelijke informatie voor het behalen van persoonlijke voordelen of winst.
  • Vertrouwelijke informatie bekend te maken aan personen buiten ons bedrijf.
  • Vertrouwelijke documenten en bestanden te vermenigvuldigen en op te slaan op onveilige apparaten.
  • Dit beleid is belangrijk voor de legaliteit en reputatie van ons bedrijf. We beëindigen de relatie met werknemers die onze vertrouwelijkheidsrichtlijnen schenden voor persoonlijk gewin.
  • We hebben ook de mogelijkheid om enige onopzettelijke schending van dit beleid te disciplineren, afhankelijk van de frequentie en de ernst ervan. We beëindigen de relatie met werknemers die dit beleid herhaaldelijk negeren, zelfs als ze dit onbedoeld doen.

 

Intimidatie en geweld

Om een gelukkige en productieve werkplek te construeren is het nodig dat iedereen elkaar goed behandelt en helpt zich veilig te voelen. Ieder van ons moet zijn bijdrage leveren om intimidatie en geweld op de werkplek te voorkomen.

 

Pesterijen op de werkplek

Pesten is een algemene term die ogenschijnlijk onschuldige handelingen zoals roddelen kan omvatten. We kunnen er geen volledige lijst van samenstellen, maar hier zijn enkele voorbeelden van pesterijen:

  • [Iemands werk met opzet saboteren.]
  • [Ongewenste toenaderingen van welke aard dan ook.]
  • [Afkeurend reageren op het etnische erfgoed of de religieuze overtuiging van een persoon.]
  • [Het verspreiden van geruchten over iemands persoonlijke leven.]
  • [Iemand belachelijk maken ten overstaan van anderen of hem/haar werkzaamheden uit laten voeren die niets met zijn/haar functie te maken heeft en tegen zijn/haar zin wordt opgelegd (bijvoorbeeld koffie rondbrengen).]

Seksuele intimidatie is illegaal en we zullen relevante rapporten serieus onderzoeken. Als een werknemer schuldig wordt bevonden aan seksuele intimidatie wordt diens contract beëindigd.

Als u lastig gevallen wordt door een collega, klant of verkoper, kunt u met een van de volgende personen gaan praten:

  • De dader.
    • Als u vermoedt dat een overtreder zich niet realiseert dat hij zich schuldig maakt aan pesterijen of intimidatie kunt u rechtstreeks met die persoon gaan praten in een poging de problematiek op te lossen. Deze tactiek is geschikt voor gevallen van lichte intimidatie (bijvoorbeeld ongepaste grappen tussen collega’s). Gebruik deze methode niet als het klanten of andere belanghebbenden betreft.
  • Uw manager.
    • Als klanten, belanghebbenden of teamleden bij de zaak zijn betrokken kunt u contact opnemen met uw manager. Uw manager zal uw situatie beoordelen en indien nodig contact opnemen met de HR-manager.
  • HR-manager.
    • Neem gerust contact op met de HR-manager in geval van pesterijen, hoe klein het voorval ook lijkt. Neem voor uw eigen veiligheid zo snel mogelijk contact op met de HR-manager in geval van ernstige intimidatie (bijvoorbeeld seksuele avances) of als uw manager betrokken is bij de zaak. Alles wat u aan uw HR-manager verteld is en blijft vertrouwelijk van aard.

 

Gewelddadigheden op het werk

Geweld op de werkplek is een ernstige vorm van intimidatie. Het omvat lichamelijke en seksuele mishandeling, vernietiging van eigendommen, bedreigingen van een persoon of eigendom, en verbaal en psychologisch misbruik. We willen die incidenten natuurlijk het liefst in zijn geheel voorkomen maar staan klaar om te reageren als dat nodig mocht zijn.

Daarom vragen wij u om:

  • [Aan uw HR-manager te melden als u vermoedt of weet dat iemand gewelddadig is. Uw rapportage zal vertrouwelijk worden behandeld en we zullen de situatie met discretie onderzoeken.]
  • [Om beveiligingsmedewerkers van ons gebouw in te roepen als u getuige bent van gevallen van ernstig fysiek geweld (bijvoorbeeld met een dodelijk wapen). Vermijdt voor uw eigen veiligheid dat u erbij betrokken raakt.]

Werknemers die anderen verbaal bedreigen vormen een hoog risico en krijgen een passende straf. Als de HR-manager vaststelt dat een werknemer zich schuldig maakt aan geweld, zal het contract met die werknemer beëindigd worden en volgen mogelijk strafrechtelijke stappen. Werknemers die opzettelijk schade toebrengen zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de vergoeding ervan.

 

De ondersteuning van slachtoffers

Om slachtoffers van geweld op het werk te ondersteunen, kunnen we:

  • [Relevante medische rekeningen betalen.]
  • [Indien nodig betalen voor behandeling in verband met geestelijke gezondheidszorg.]
  • [De diensten van onze advocaat aanbieden in verband met te voeren rechtszaken.]

 

Vroegtijdig voor hulp zorgen

Hulp betrekken van anderen om conflicten te verminderen. Bijvoorbeeld:

  • Als u in conflict raakt met een collega, dient u uw manager om advies te vragen voordat de spanningen uit de hand lopen. Als deze conflicten aanhouden vraag u uw HR-manager of u met uw collega seminars over conflictoplossing bij mag wonen.
  • Als u in een persoonlijk of werkgerelateerd probleem verzeild raakt, vraag dan om hulp van een [geestelijke gezondheidszorgprofessional.] Neem contact op met uw verzekeringsmaatschappij om te onderzoeken of zij de diensten in verband met de geestelijke gezondheidszorg dekken, of vraag uw HR-manager om informatie over ons Programma voor Hulp aan Werknemers. Uw gesprekken zullen vertrouwelijk worden behandeld.
  • Al het handelen op onze werkplekken draait om wederzijds respect; we zullen niet toestaan dat iemand deze basis compromitteert.

 

Veiligheid en gezondheid op de werkplek

Ons bedrijf spant zich in om veilige werkplekken te realiseren. We doen ons best om de veiligheid op de werkplek te garanderen door middel van preventieve acties en ons crisismanagement.

 

Preventieve acties

Preventieve acties zijn acties die we ondernemen om aan de werkplek gerelateerde verwondingen of ziekten te voorkomen. We zullen periodieke risicobeoordelingen en analyses met betrekking tot gevaar op de werkplek uitvoeren [via een veiligheidscommissie op de werkvloer] om de gezondheidsrisico’s voor de werknemers bloot te leggen. We zullen preventieve maatregelen nemen om de risico’s dienovereenkomstig te beperken.

We zullen minimaal:

  • [Trainingen organiseren voor werknemers inzake veiligheidsnormen en -procedures.]
  • [Zorgen dat werknemers die op gevaarlijke locaties werken hun werkzaamheden veilig kunnen verrichten.]
  • [Zorgen dat er beschermende uitrustingen zoals handschoenen, beschermende uniformen en veiligheidsbrillen voorhanden zijn.]
  • [Inspecteurs en medewerkers inzetten die de kwaliteitscontrole uitvoeren om de apparatuur en infrastructuur regelmatig te evalueren.]

We verwachten ook dat u de veiligheid serieus neemt. Gebruik altijd beschermende middelen en volg de veiligheidsnormen waar die van toepassing zijn. Als u opzettelijk onze richtlijnen negeert kunnen we uw contract beëindigen met het oog op de veiligheid van uzelf en anderen.

 

Calamiteitenmanagement

Het calamiteitenmanagement verwijst naar ons plan van aanpak in verband met plotselinge catastrofes zoals brand, overstromingen, aardbevingen of explosies. Ons calamiteitenmanagement omvat:

  • [Functionele rookmelders en sprinklers die regelmatig worden geïnspecteerd.]
  • [Beschikbare technici (extern of intern) om lekken, beschadigingen en black-outs snel te herstellen.]
  • [Brandblussers en andere brandveiligheidsapparaten die gemakkelijk toegankelijk zijn.]
  • [Een evacuatieplan op elke verdieping, en online.]
  • [Duidelijk aangegeven brandtrappen en veiligheidsuitgangen.]

 

Roken

[Bedrijfsnaam] is een rookvrije plek om te werken. U kunt roken [in aangewezen rookruimtes, op balkons, op open veranda’s en buiten, denk aan tuinen en trottoirs.] Alle andere ruimtes behorend bij onze werkplekken (zoals toiletten, lobby, kantoren, trappenhuizen, magazijnen) zijn strikt rookvrij ter bescherming van niet-rokers.

We adviseren u ook om:

  • Uw sigaretten te doven en weg te gooien in [buiten asbakken, sigarettenurnen.]
  • Roken te vermijden wanneer u vergaderingen met klanten of leveranciers heeft gepland.
  • Roken te vermijden in de buurt van ontvlambare objecten en zones.
  • Het af laten gaan van brandalarmen en het veroorzaken van brand door roken zijn ernstige vergrijpen. Als u hiervoor verantwoordelijk wordt bevonden kunt u disciplinaire maatregelen verwachten die kunnen leiden tot beëindiging van uw contract.

 

Drugsvrije werkplek

[Naam van het bedrijf] is een drugsvrije plek om te werken. Of u nu een werknemer, aannemer of bezoeker bent, u mag geen drugs meenemen, gebruiken, geven of verkopen op onze bedrijfslocaties. Als u wordt betrapt met illegale drugs, of het duidelijk is dat u onder invloed bent van bepaalde substanties, zult u te maken krijgen met disciplinaire maatregelen die kunnen leiden tot de beëindiging van uw contract.

Een lijst met verboden drugs en substanties omvat, maar is niet beperkt tot:

  • [heroïne / cocaïne / methamfetamine in welke vorm dan ook]
  • [marihuana]
  • Alcohol

We verbieden werknemers om tijdens werkuren alcohol te gebruiken, maar bij bedrijfsevenementen mogen in beperkte mate alcoholische dranken worden genuttigd.

 

Voorgeschreven medicijnen

Als u denkt dat een voorgeschreven medicijn (bijvoorbeeld tegen angstaanvallen) uw zintuigen, gedachten of beweging onverwacht beïnvloedt, vraag dan de rest van de dag vrij. Als uw manager drugsmisbruik vermoedt, zou hij disciplinaire maatregelen kunnen nemen.

U mag geen medische marihuana gebruiken op onze werkplekken. We hebben het recht om uw contract te beëindigen als uw gebruik van medische marihuana in uw vrije tijd u niet in staat stelt om uw werkzaamheden in het bedrijf naar behoren uit te voeren.

We verwachten dat werknemers die veiligheidsgevoelige taken vervullen (bijvoorbeeld machinisten en chauffeurs) volledig alert zijn en te allen tijde in staat om hun werkzaamheden uit te voeren. We kunnen uw contract beëindigen als duidelijk wordt dat uw voorgeschreven drugsgebruik ernstige veiligheidsrisico’s met zich meebrengt. Als u voor een beperkte tijd voorgeschreven geneesmiddelen moet gebruiken en denkt dat deze de kwaliteit van uw werk negatief kunnen beïnvloeden, neem dan snipperdagen op of vraag om ziekteverlof.

Als uw werkzaamheden secundaire taken omvatten die veiligheidsgevoelig zijn, en de voorgeschreven geneesmiddelen uw vermogen om deze taken uit te voeren negatief zouden kunnen beïnvloeden, kunnen we voor redelijke aanpassingen zorgen om de veiligheid van u en uw collega’s veilig te stellen.

 

Omgaan met verslaving

Nuchter zijn is een voorwaarde om tot ontplooiing binnen ons bedrijf, en we willen u daar zo veel mogelijk mee helpen. We kunnen u een Programma voor Hulp aan Werknemers aanbieden waarmee werknemers verslavingen kunnen overwinnen. Als u een relevant probleem ondervindt, neem dan contact op met onze [HR-manager.]

We tolereren geen drugsverslaving die resulteert in gewelddadig, beledigend of ongepast gedrag.

Vond je het een interessant artikel? Delen kan via:

OP DE HOOGTE BLIJVEN?