Voorbeeld bedrijfswagenbeleid
Dit template voor het bedrijfswagenbeleid kunt u aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Gebruik dit als een startpunt bij het opstellen van uw werkgelegenheidsbeleid.
Beleidsnota & doel
Het bedrijfswagenbeleid beschrijft onze richtlijnen voor het gebruik van de bedrijfswagens. Een “bedrijfswagen” is elk type voertuig dat ons bedrijf aan werknemers toewijst om hun transportbehoeften met betrekking tot hun werk te ondersteunen. Bedrijfswagens behoren tot ons bedrijf en we willen ervoor zorgen dat onze werknemers er op de juiste manier gebruik van maken.
Omvang
Dit beleid heeft betrekking op al onze werknemers die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen, en degenen die er als onderdeel van hun dagelijkse werkzaamheden een in gebruik hebben.
Beleidselementen:
- Werknemers die mogelijk een bedrijfswagen toegewezen krijgen.
- Werknemers die in aanmerking komen voor een bedrijfswagen vallen in minstens een van de drie volgende categorieën:
- Werknemers die meer dan [X km.] per jaar moeten reizen in verband met bezoeken aan klanten, partners of verkopers.
- Werknemers die bedrijfswagens als een onmisbaar onderdeel van hun werk nodig hebben (bijvoorbeeld vrachtwagenchauffeurs en bezorgers).
- Werknemers die in verband met hun baan als secondaire arbeidsvoorwaarde een bedrijfswagen toegewezen hebben gekregen.
In de meeste gevallen bepaalt het bedrijf welke werknemers bedrijfswagens toegewezen krijgen. Werknemers die geen bedrijfswagens toegewezen krijgen maar denken er wel een nodig te hebben kunnen dit bespreken met hun leidinggevende of overleggen met de afdeling [Personeelszaken (HR)].
Medewerkers mogen hun toegewezen bedrijfsauto’s ook buiten werkuren gebruiken, maar dienen zich altijd aan dit beleid te houden.
We behouden ons het recht voor om bedrijfswagens naar eigen goeddunken toe te kennen of het bezit ervan te herroepen.
Vereisten voor het rijden met een bedrijfswagen.
Onze werknemers mogen alleen in een bedrijfswagen rijden:
- Als ze over een geldig rijbewijs beschikken.
- Als ze tenminste [X jaar] over een rijbewijs beschikken zonder aantekeningen. Dit betekent dat ze niet verantwoordelijk zijn gehouden voor een auto-ongeluk, of gearresteerd zijn geweest op beschuldiging van het overtreden van voertuig- en verkeersregels (bijvoorbeeld rijden onder invloed van drugs of alcohol).
- Werknemers dienen een formulier in te vullen en een kopie van hun rijbewijs in te leveren om in aanmerking te komen voor een bedrijfswagen.
Werknemers met een handicap
Werknemers met een handicap komen mogelijk in aanmerking voor bedrijfswagens en parkeerplaatsen. We zijn ook bereid om redelijke aanpassingen te verrichten ten einde het gebruik van de betreffende bedrijfswagens te vergemakkelijken. Werknemers die medicijnen gebruiken die hun oriëntatie, gezichtsvermogen of reflexen ernstig kunnen beïnvloeden mogen mogelijk geen bedrijfswagens besturen.
Verplichtingen van de bestuurder
We verwachten van werknemers die in bedrijfswagens rijden dat ze de regels volgen. Zij dienen:
- Veilig en nuchter te rijden.
- De verkeerswetten en medeweggebruikers te respecteren.
- Indien van toepassing dienen ze een bril of contactlenzen te dragen.
- Alle uitgaven die gerelateerd zijn aan het gebruik van de auto bij te houden, zoals gekochte brandstof en betaalde tol.
- Hun auto regelmatig te controleren om ervoor te zorgen dat de brandstof, de bandenspanning en alle autovloeistoffen zich op het juiste niveau bevinden.
- Eventuele schades of problemen met de toegewezen auto zo snel mogelijk aan de HR-manager te melden.
- Dubbel parkeren, het blokkeren van ingangen, en het begaan van andere verkeersovertredingen die kunnen leiden tot boetes te vermijden.
- De [HR-afdeling] op de hoogte te stellen indien hun rijbewijs is opgeschort of ingetrokken. We zullen hun bedrijfswagens pas opnieuw toewijzen als ze weer in aanmerking komen om te rijden in overeenstemming met ons beleid (minimaal [X jaar] in het bezit zijn van een ‘schoon’ rijbewijs).
Werknemers die moe en/of ziek zijn kunnen het beste niet autorijden als ze menen dat hun rijvaardigheid verminderd is. Als de ziekte tijdens een zakenreis optreedt waarbij een bedrijfswagen in gebruik is, dient de betreffende werknemer tijdens het rijden regelmatig te pauzeren of, indien nodig, de HR-manager te vragen naar overnachtingsmogelijkheden.
Het is medewerkers niet toegestaan om:
- Te roken in een bedrijfswagen.
- Een bedrijfswagen te verhuren, verkopen of uit te lenen.
- Verkeerswetten te overtreden door tijdens het rijden te telefoneren of sms’en.
- Een bedrijfswagen te gebruiken om iemand te leren autorijden.
- De auto van het bedrijf onafgesloten, onbewaakt of in een gevaarlijke omgeving achter te laten.
- Onbevoegde personen toe te staan een bedrijfswagen besturen, tenzij dit vereist is in verband met een noodgeval.
Ongevallen
Als werknemers betrokken zijn bij een ongeval met een bedrijfswagen dienen ze onmiddellijk contact op te nemen met onze HR-afdeling zodat we contact kunnen zoeken met onze verzekeringsmaatschappij. Werknemers mogen bij een ongeval geen verantwoordelijkheid aanvaarden of een betaling garanderen aan een andere partij zonder de voorafgaande toestemming van het bedrijf.
De medewerkers dienen de wettelijke richtlijnen te volgen voor het uitwisselen van informatie met andere bestuurders, en de lokale politie te bellen bij ernstige ongevallen.
De verplichtingen van de werkgever
We willen ervoor zorgen dat al onze medewerkers hun werkzaamheden veilig uit kunnen voeren en de legaliteit van ons bedrijf behouden. Daarom zullen we:
- Ervoor zorgen dat de auto’s veilig zijn om te gebruiken voordat ze aan werknemers worden toegewezen.
- Periodiek onderhoud uitvoeren om ervoor te zorgen dat de auto’s blijvend in een goede staat verkeren.
- Een kopie van dit beleid aan alle werknemers verstrekken die een bedrijfswagen toegewezen hebben gekregen.
- Onze voertuigen verzekeren bij een betrouwbare verzekeringsmaatschappij.
- Chauffeurs op hun verantwoordelijk wijzen inzake het inleveren van hun bedrijfswagens met betrekking van het door ons geplande onderhoud.
- Gegevens bijhouden van ons wagenpark met productiedata en kilometerstanden. Elke auto die te oud is of een te hoog kilometrage heeft wordt uit de roulatie genomen.
De werkgever is niet verantwoordelijk voor:
- Het betalen van boetes die werknemers oplopen tijdens het gebruik van bedrijfswagens en waarvoor zij zelf verantwoordelijk zijn (bijvoorbeeld in verband met te hard rijden).
- Het borg staan voor werknemers die zijn gearresteerd tijdens het gebruik van bedrijfswagens.
Het beschermen van het milieu en kostenbesparingen
Auto’s zijn schadelijk voor ons milieu en kostbaar in gebruik. We zullen proberen onze werknemers, indien mogelijk, milieuvriendelijke auto’s aan te bieden. We verwachten op onze beurt van onze werknemers dat ze de toegewezen bedrijfswagens op een verstandige manier gebruiken, rekening houdend met milieueffecten.
Voorbeelden van gevallen waarbij het gebruik van bedrijfswagens niet nodig is:
- Als het openbaar vervoer gemakkelijk toegankelijk en sneller is.
- Als het te rechtvaardigen is dat zakenreizen qua reisafstand beter per trein of vliegtuig gemaakt kunnen worden.
- Als werknemers een werkzaamheid kunnen voltooien zonder te hoeven rijden.
Disciplinaire consequenties
Werknemers kunnen met disciplinaire maatregelen te maken krijgen als ze zich niet aan de regels van dit beleid houden. Voor kleine vergrijpen, zoals een onbevoegde persoon laten rijden in een bedrijfswagen, of het oplopen van meer dan [twee] boetes, kunnen we berispingen uitdelen en eventueel het gebruik van de bedrijfswagen intrekken.
We kunnen een werknemer ontslaan en/of juridische stappen tegen hem/haar ondernemen als dit nodig is in verband met zwaardere overtredingen. Dat kan bijvoorbeeld in geval van het verhuren van een bedrijfswagen voor persoonlijk financieel gewin, of het veroorzaken van een ongeluk onder invloed.
Disclaimer:
Dit beleids-template is bedoeld als algemene richtlijn en dient als referentie te worden gebruikt. Het houdt mogelijk niet met alle relevante lokale, provinciale of landelijke wetten rekening en is derhalve geen juridisch document. Noch de auteur noch hrmforce aanvaarden enige wettelijke aansprakelijkheid die voort zou kunnen vloeien uit het gebruik van dit beleid.
Interesting article? You can share it here:
