Voorbeeld gedragscode voor werknemers

Author: Floor Hendriks | Published on dinsdag 27 maart 2018 | Last updated on maandag 20 augustus 2018

voorbeeld gedragscode werknemers hrmforce

De Gedragscode voor Werknemers is een van de belangrijkste onderdelen van uw Werknemershandboek. We hebben een gedragscode opgesteld om u te helpen uw verwachtingen op een duidelijke en tactvolle manier over te brengen aan uw werknemers.

Houd er rekening mee dat dit template geen juridisch document is en mogelijkerwijs niet met alle relevante wetten op lokaal en nationaal niveau rekening houdt. Vraag dus aan uw advocaat om het definitieve beleidsdocument of het handboek te controleren.

 

Inhoud:

  • Kledingvoorschriften
  • Cyberbeveiliging en digitale apparaten
  • Internetgebruik
  • Mobiele telefoon
  • Zakelijke e-mail
  • Sociale media
  • Belangenverstrengeling
  • Relaties met werknemers
  • Het sluiten van vriendschappen
  • Werkgelegenheid voor familieleden
  • Bezoekers op de werkplek
  • Werving of verspreiding

 

Gedragscode voor Werknemers

Als werknemer bent u verantwoordelijk voor correct gedrag tijdens uw werk. Bij dezen geven we u een overzicht van onze verwachtingen. We kunnen niet alle gedragingen behandelen, maar vertrouwen erop dat u altijd uw gezonde verstand gebruikt. Neem contact op met uw manager of HR-manager als u moeilijkheden ondervindt of vragen heeft.

 

Kledingvoorschriften

De officiële dresscode van ons bedrijf is [Zakelijk / Zakelijk informeel / Smart informeel / Informeel.] Dit omvat [broeken / schoenen (instappers) / blouses / laarzen.] De positie van een werknemer kan evenwel ook een aanwijzing geven met betrekking tot diens kleding. Als u regelmatig klanten of prospecten ontmoet, past u dan een meer formele kledingstijl toe. We verwachten dat u schoon bent als u aan het werk gaat, en dat u het dragen van onprofessionele kleding vermijdt (bijvoorbeeld trainingskleding).

Zolang u aan onze bovenstaande richtlijnen voldoet hebben we geen specifieke verwachtingen omtrent het te dragen soort kleding en accessoires.

Ook staan we verschillende soorten verzorgingsstijlen, kleding en accessoires toe die te maken hebben met religieuze overtuiging, etniciteit, of een handicap.

 

Cyberbeveiliging en digitale apparaten

In dit gedeelte wordt al het digitale op het werk behandeld. We willen een aantal richtlijnen opstellen voor het gebruik van computers, telefoons,  internetverbinding en sociale media om de veiligheid te garanderen en onze bezittingen te beschermen.

 

Gebruik van het internet

Onze zakelijke internetverbinding is voornamelijk bedoeld voor zakelijk gebruik. Maar u mag onze verbinding ook af en toe gebruiken voor persoonlijke doeleinden, zolang het uw verantwoordelijkheden maar niet schaadt. We verwachten wel dat u persoonlijke activiteiten die onze internetverbinding vertragen (bijvoorbeeld het uploaden van foto’s) tijdelijk stopzet als we u daarom vragen.

 

U dient onze internetverbinding niet te gebruiken om:

  • Obsceen, beledigend of illegaal materiaal te downloaden of uploaden.
  • Vertrouwelijke informatie naar ongeautoriseerde ontvangers te verzenden
  • De privacy van een ander te schaden en toegang te verkrijgen tot gevoelige informatie.
  • Illegale films, muziek, materiaal of software te downloaden of uploaden.
  • Potentieel gevaarlijke websites te bezoeken die de veiligheid van ons netwerk en onze computers kunnen schaden.
  • Ongeoorloofde of illegale acties uit te voeren, zoals hacken, frauduleus handelen, en het kopen of verkopen van illegale goederen.

 

Mobiele telefoons

We staan het gebruik van mobiele telefoons op het werk toe, maar willen er ook voor zorgen dat deze apparaten u niet van uw werk afhouden of voor overlast op onze werkplek zorgen. We vragen u daarom een paar eenvoudige regels in acht te nemen:

  • Gebruik uw mobiele telefoon op een manier die uw werk ten goede komt (zakelijke gesprekken, productiviteits-apps, agenda’s.)
  • Houd persoonlijke oproepen kort en gebruik een lege vergaderruimte of gemeenschappelijke ruimte om die gesprekken te voeren zodat u uw collega’s niet stoort.
  • Vermijd het spelen van games op uw telefoon of overmatig sms’en.
  • Gebruik uw telefoon, om welke reden dan ook, niet tijdens het besturen van een bedrijfswagen.
  • Gebruik uw telefoon niet om vertrouwelijke informatie op te nemen.
  • Download of upload geen ongepast, illegaal of obsceen materiaal met behulp van onze zakelijke internetverbinding.
  • Gebruik uw telefoon niet in gebieden waar het gebruik van mobiele telefoons expliciet verboden is (bijvoorbeeld in laboratoria).

 

Zakelijke e-mail

E-mail is essentieel voor ons werk. U dient uw zakelijke e-mailapplicatie dan ook hoofdzakelijk te gebruiken voor uw werk. We laten het gebruik van uw zakelijke e-mailapplicatie voor sommige vormen van persoonlijke communicatie toe.

  • Werkgerelateerd gebruik.
    • U kunt uw zakelijke e-mailapplicatie zonder beperkingen gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden. U mag zich bijvoorbeeld aanmelden voor nieuwsbrieven en online diensten die u kunnen helpen bij het uitvoeren van uw werkzaamheden of professionele groei.
  • Persoonlijk gebruik.
    • U mag uw e-mailapplicatie gebruiken om persoonlijke redenen zolang u dit veilig doet, niet spamt en geen vertrouwelijke informatie doorgeeft. U mag bijvoorbeeld e-mails verzenden naar vrienden en familieleden, en e-boeken, handleidingen en andere veilige documenten downloaden voor persoonlijk gebruik.

 

Onze algemene verwachtingen

Los van hoe u uw zakelijke e-mailapplicatie gebruikt verwachten we dat u het volgende vermijdt:

  • Aanmelding voor illegale, onbetrouwbare, respectloze of verdachte websites en services.
  • Verzending van ongeautoriseerde marketingboodschappen of e-mails.
  • Aanmelding voor services van een concurrent, tenzij geautoriseerd.
  • Verzending van beledigende of discriminerende berichten en boodschappen.
  • Het spammen van e-mailboxen van anderen, inclusief die van uw collega’s.
  • In het algemeen geldt; gebruik sterke wachtwoorden en wees alert op het ontvangen van e-mails met malware- of pogingen tot phishing. Als u niet zeker weet of een ontvangen e-mail veilig is, neem dan contact op met onze [Beveiligingsspecialisten.]

 

Sociale media

We willen u hierbij praktisch advies geven om onzorgvuldig gebruik van sociale media op onze werkplekken te vermijden. We richten ons daartoe op twee soorten gebruik van sociale media: het gebruik van persoonlijke sociale media op het werk, en het vertegenwoordigen van ons bedrijf met behulp van sociale media.

 

Het gebruik van persoonlijke sociale media op het werk

Toegang tot uw persoonlijke sociale media-accounts is toegestaan op het werk, maar we verwachten wel van u dat u zich verantwoordelijk en overeenkomstig ons beleid gedraagt, en ervoor zorgt dat u productief blijft. Wij vragen u specifiek om:

  • Zelfdiscipline. Laat u niet op een zijspoor dirigeren door uw sociale platformen.
  • Zorg ervoor dat anderen weten dat uw uitingen op uw persoonlijke accounts niet uit naam van ons bedrijf zijn gedaan. Gebruik bijvoorbeeld een disclaimer zoals ‘de geuite meningen zijn de mijne’.
  • Vermijd het delen van intellectuele eigendommen (bijvoorbeeld handelsmerken) of vertrouwelijke informatie. Overleg eerst met uw manager of PR-fuctionaris voordat u bedrijfsnieuws deelt dat niet officieel is afgekondigd.
  • Vermijd lasterlijke, beledigende of denigrerende opmerkingen. U mag het anti-intimidatiebeleid van ons bedrijf even terzijde schuiven als u collega’s, klanten of partners om informatieve redenen op de hoogte wil brengen van het bestaan van dergelijke berichten).

 

Vertegenwoordiging van ons bedrijf via sociale media

Als u onze sociale media-accounts gebruikt of zich namens ons bedrijf uit, verwachten we dat u het imago en de reputatie van ons bedrijf in bescherming neemt. We vragen u specifiek om:

  • Respectvol, beleefd en geduldig te zijn.
  • Zo weinig mogelijk te spreken over zaken die zich buiten uw expertisegebied bevinden.
  • Ons beleid te volgen ten aanzien van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, en u aan de wet te houden met betrekking tot auteursrechten, handelsmerken, plagiaat en redelijk gebruik (fair use).
  • Met onze [PR / Marketing-afdeling] te overleggen voordat u een belangrijk bericht met grote impact gaat delen.
  • Niet zonder reden opmerkingen te verwijderen of te negeren.
  • Mogelijk misleidende of foutieve berichten zo snel mogelijk te corrigeren of verwijderen.

 

Belangenverstrengeling

Wanneer zich een belangenverstrengeling voordoet zijn uw persoonlijke doelen niet langer afgestemd op uw verantwoordelijkheden tegenover ons. Als u bijvoorbeeld aandelen van een van onze concurrenten bezit is sprake van een belangenverstrengeling.

U kunt ook te maken krijgen met ethische kwesties. Het accepteren van steekpenningen bijvoorbeeld kan u financieel voordeel opleveren, maar is illegaal en in strijd met de ethische gedragscode van ons bedrijf. Als we dergelijk gedrag ontdekken verliest u uw baan en kunt u in juridische problemen geraken.

Een belangenverstrengeling is daarom een ernstig probleem voor ons allen. We verwachten van u dat u waakzaam bent en omstandigheden signaleert die een belangenverstrengeling kunnen veroorzaken; zowel voor uzelf als voor uw directe omgeving. Volg ons beleid en handel altijd in het belang van ons bedrijf. Laat uw persoonlijke of financiële belangen niet conflicteren met uw werk. Als u een ethisch dilemma tegenkomt, praat hier dan over met uw manager of HR-manager. We zullen u altijd proberen de zaak met u op te lossen.

 

Relaties tussen werknemers

We willen er graag zorg voor dragen dat de relaties tussen de werknemers passend en harmonieus zijn. We willen u in verband daarmee wijzen op onze richtlijnen en u vragen u om u altijd professioneel te gedragen.

 

Het sluiten van vriendschappen

Het sluiten van vriendschappen heeft te maken met daten of bevriend raken met uw collega’s. In dit beleid verstaan we onder ‘daten’: wederzijdse romantische en seksuele relaties. Bij relaties die niet met wederzijdse goedkeuring plaatsvinden is er sprake van seksueel geweld, hetgeen we expliciet verbieden.

 

Daten met collega’s

Als u date met een collega verwachten we dat u te allen tijde professioneel blijft en persoonlijke discussies buiten onze werkomgeving houdt.

 

Daten met managers

Om beschuldigingen van vriendjespolitiek, misbruik van autoriteit en seksuele intimidatie te voorkomen, mogen superieuren niet daten met hun directe ondergeschikten. Deze beperking is van toepassing op elke manager met betrekking tot een ondergeschikte.

Ook als u werkt als een ingehuurde manager is het niet toegestaan uw partner voor uw team in te huren. U kunt hen doorverwijzen naar een baan bij andere teams of afdelingen waar u niet bevoegd bent als zijnde leidinggevende dan wel verantwoordelijkheid heeft voor het inhuren van personeel.

 

Vriendschappen op het werk

Werknemers die samenwerken mogen natuurlijk vriendschappelijke betrekkingen met elkaar aanknopen, zowel op hun werk als daar buiten. We moedigen dit soort relaties tussen collega’s aan omdat ze behulpzaam kunnen zijn bij het communiceren en samenwerken. We verwachten wel dat u zich zult concentreren op uw werk en persoonlijke geschillen buiten uw werkomgeving houdt.

 

Werkgelegenheid voor familieleden

Voor iedereen die wordt ingehuurd, overgeplaatst of gepromoveerd door ons bedrijf geldt dat dit alleen maar is toegestaan op grond van hun vaardigheden, karakter en arbeidsethos. We accepteren evenwel geen nepotisme, vriendjespolitiek of belangenverstrengeling en zullen dus een aantal beperkingen opleggen met betrekking tot het aannemen van familieleden van werknemers.

Voor ons bedrijf wordt onder “familielid” verstaan iemand die tot een derdegraads bloed- of aanverwant is van een werknemer. Dit omvat: ouders, grootouders, schoonouders, echtgenoten, samenwonenden, kinderen, kleinkinderen, broers, zussen, ooms, tantes, neven, nichten, stiefouders, stiefkinderen en geadopteerde kinderen.

Als werknemer mogen familieleden voor ons ons bedrijf werken. Dit zijn de enige beperkingen:

  • [Er mag tussen familieleden geen sprake zijn van van een werkrelatie toezichthoudende versus ondergeschikte.]
  • [U mag niet worden overgeplaatst, gepromoveerd of ingehuurd door een familielid als er sprake is van een directe gezagsverhouding.]
  • [U mag geen deel uitmaken van een wervingscommissie waar een familielid wordt beoordeeld voor een functie.]
  • Als u in de positie komt te verkeren van manager en ondergeschikte nadat u beiden in dienst bent getreden bij ons bedrijf moeten we mogelijk [een van u overplaatsen].

 

Bezoekers op de werkplek

Als u een bezoeker op onze kantoren uit wilt nodigen, vraagt u dan eerst toestemming aan onze [HR-manager / Beveiligingsfunctionaris / Afdelingsmanager]. Informeer ook onze [receptie / frontoffice] inzake de aankomst van uw bezoeker. Bezoekers dienen te tekenen en zich kunnen identificeren. Ze zullen pasjes ontvangen en worden gevraagd om deze terug te geven aan de [receptie / frontoffice] zodra hun bezoek afgerond is.

Indien u kantoorbezoekers ontvangt heeft u ook verantwoordelijkheden. U dient:

  • Altijd een oogje op uw bezoekers te houden (vooral als ze minderjarig zijn.)
  • Uw bezoekers uit de buurt van gevaarlijke machines, chemicaliën, vertrouwelijke documenten of gevoelige apparatuur te houden.
  • Te voorkomen dat uw bezoekers uw collega’s willen bekeren, om donaties vragen of verzoeken deel te nemen aan activiteiten terwijl zij zich op ons terrein bevinden.

Degenen die bestellingen, post of pakketten voor werknemers aanleveren dienen niet verder te gaan dan de receptie of het hek van ons gebouw. Als u een levering verwacht, zullen [frontofficemedewerkers / beveiligingsmedewerkers] u informeren wanneer u dit op kunt komen halen.

 

Werving of verspreiding

Onder werving wordt verstaan enige vorm van vragen om geld, ondersteuning of deelname in verband met producten, groepen, organisaties of zaken die geen verband houden met ons bedrijf (bijvoorbeeld zendingswerk en vragen om handtekeningen in verband met petities). Onder verspreiding wordt verstaan het verspreiden van literatuur of materiaal voor commerciële of politieke doeleinden.

We staan geen werving en verspreiding op onze werkplekken toe door niet-werknemers. Als werknemer mag u alleen iets van uw collega’s vragen als u:

  • Hulp van collega’s wilt hebben bij het organiseren van evenementen voor een andere werknemer (bijvoorbeeld in verband met adoptie, geboorte van een kind, promotie, pensionering).
  • Steun zoekt voor een aangelegenheid, een goed doel of een inzamelingsactie die gesponsord, gefinancierd en georganiseerd wordt of geautoriseerd is door ons bedrijf.
  • Collega’s uit wilt nodigen in verband met werknemersactiviteiten voor een geautoriseerd niet-zakelijk doel (bijvoorbeeld recreatie, vrijwilligerswerk.)
  • Collega’s wilt vragen om deel te nemen aan werkgerelateerde activiteiten of groepen die wettelijk beschermd zijn (bijvoorbeeld vakbonden).
  • We vragen u in alle gevallen evenwel om uw collega’s niet te storen of af te leiden van hun werk.

Disclaimer:

Houd er rekening mee dat dit template geen juridisch document is en mogelijkerwijs niet met alle relevante wetten op lokaal en nationaal niveau rekening houdt. Vraag dus aan uw advocaat om het definitieve beleidsdocument of het handboek te controleren.

Vond je het een interessant artikel? Delen kan via:

OP DE HOOGTE BLIJVEN?